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وصف الوظيفة
Ushammerjack, leader du recrutement de talents philippins pour les entreprises en pleine croissance en Australie et au-delà, se distingue par son modèle d’équipes intégrées, ses processus transparents et sa capacité à livrer des résultats constants. Récompensée parmi les 100 meilleurs lieux de travail de Fortune en Asie du Sud‑Est et classée 8ᵉ meilleure entreprise où il fait bon travailler aux Philippines, Ushammerjack mise sur l’excellence humaine et technologique pour créer de la valeur durable.
Dans le cadre de son expansion internationale, nous recherchons un(e) Assistant(e) exécutif(ve) dynamique, capable de piloter la logistique quotidienne, la communication client et la gestion complète du cycle de vie des voyages. Vous serez le garant du bon déroulement de chaque déplacement, depuis la planification initiale jusqu’à la livraison des documents, en passant par la coordination des fournisseurs, le suivi financier et le service après‑voyage. Vous travaillerez en étroite collaboration avec le CEO, l’équipe logistique mondiale et les voyageurs, tout en assurant une communication fluide via les canaux mail et WhatsApp de l’entreprise.
**Missions principales**
- Gestion quotidienne des boîtes mail du CEO et de l’adresse générique hello@ushammerjack.com : tri, priorisation, rédaction de réponses professionnelles.
- Vérification et validation des réservations (hôtels, transferts, activités) afin de garantir la conformité aux exigences clients et aux budgets.
- Prise en charge des communications avec les voyageurs : informations pré‑départ, assistance en temps réel, gestion des imprévus.
- Administration des canaux WhatsApp de l’entreprise : diffusion d’annonces, réponses aux questions, suivi des demandes.
- Soutien à l’équipe logistique : coordination des fournisseurs, suivi des livraisons, mise à jour des plannings.
- Gestion du cycle complet des voyages : réservations, paiement des fournisseurs, transmission des documents (itineraires, vouchers), suivi post‑voyage et collecte de feedback.
- Assistance financière : suivi des paiements, rapprochement des factures, préparation de rapports de dépenses.
- Support administratif au CEO : organisation d’agendas, préparation de présentations, reporting mensuel, coordination de projets transversaux.
**Profil recherché**
- Minimum 3 ans d’expérience en assistance de direction, coordination logistique ou gestion de voyages d’affaires.
- Excellentes compétences organisationnelles, sens du détail et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
- Maîtrise des outils bureautiques (G Suite, Microsoft Office) et des plateformes de réservation de voyages.
- Bonnes connaissances en finance de base (facturation, rapprochement bancaire).
- Communication écrite et orale irréprochable en anglais ; la maîtrise du français est un atout.
- Proactivité, esprit d’équipe et capacité à travailler de façon autonome dans un environnement international et hybride.
**Ce que nous offrons**
- Un poste en télétravail complet, vous permettant de travailler depuis n’importe où tout en restant connecté à une équipe globale.
- Un environnement de travail stimulant, reconnu pour son excellence culturelle et son engagement envers le bien‑être des collaborateurs.
- Des opportunités de développement professionnel grâce à des formations internes et à la participation à des projets transversaux.
- Un package salarial compétitif, aligné sur les standards du marché et accompagné d’avantages sociaux.
Rejoignez Ushammerjack et participez à la création d’équipes performantes qui transforment les défis en opportunités pour nos clients à travers le monde.
