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وصف الوظيفة
Zurich Canada, filiale du groupe d’assurance mondial Zurich, recherche un(e) Assistant(e) exécutif(ve) dynamique et rigoureux(se) pour accompagner les membres de son équipe de direction senior. Vous évoluerez dans un environnement stimulant où l’excellence opérationnelle et la collaboration sont au cœur de la stratégie d’entreprise.
**Missions principales**
- Gérer l’agenda complexe des dirigeants (planification de réunions, conférences, déplacements nationaux et internationaux) en veillant à l’optimisation du temps et à la conformité des procédures de voyage.
- Assurer le traitement professionnel des appels téléphoniques, courriels et correspondances, en filtrant les demandes et en assurant un suivi efficace.
- Organiser et préparer les réunions (réservation de salles, diffusion d’agendas, prise de notes, rédaction de comptes‑rendus) ainsi que les présentations PowerPoint et les rapports de suivi.
- Coordonner les activités d’intégration et de sortie du personnel, en collaboration avec les ressources humaines, afin d’assurer une transition fluide.
- Gérer les fournitures de bureau, les équipements et les services de support administratif, tout en veillant à la conformité légale et réglementaire (archivage, confidentialité des documents).
- Préparer les rapports de dépenses, vérifier les pièces justificatives et assurer le respect des politiques internes.
- Analyser des données opérationnelles (indicateurs de performance, tableaux de bord) pour fournir des informations utiles à la prise de décision des dirigeants.
- Proposer et mettre en œuvre des améliorations de processus afin d’accroître l’efficacité du service administratif.
- Accueillir les visiteurs, partenaires et clients, en garantissant une expérience professionnelle et chaleureuse.
**Profil recherché**
- Diplôme en administration, gestion ou domaine connexe.
- Minimum 3 à 5 ans d’expérience en assistance de direction ou secrétariat de haut niveau, idéalement dans le secteur de l’assurance ou des services financiers.
- Maîtrise avancée de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) et des outils de gestion de calendriers et de voyages.
- Excellentes compétences rédactionnelles et de communication en français et en anglais (oral et écrit).
- Sens aigu de la confidentialité, de l’organisation et de la gestion des priorités dans un contexte à forte pression.
- Capacité à travailler de façon autonome tout en étant un(e) véritable joueur(se) d’équipe, avec une attitude proactive et orientée solutions.
**Ce que nous offrons**
- Un poste en CDI à temps plein, avec un mode de travail hybride (3 jours sur site, 2 jours en télétravail).
- Un environnement de travail inclusif où chaque voix compte et où l’innovation est encouragée.
- Des opportunités de formation continue et de développement de carrière au sein d’un groupe international.
- Un package de rémunération compétitif, incluant des avantages sociaux (assurance santé, régime de retraite, congés payés).
- Un accès à des programmes de bien‑être et à des activités de team‑building.
Rejoignez Zurich Canada et contribuez activement à la réalisation des priorités stratégiques de l’entreprise tout en développant vos compétences dans un cadre professionnel enrichissant.
