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وصف الوظيفة
Sous la responsabilité directe du gestionnaire régional de l'orthophonie, le/la secrétaire administratif(ve) assure les services de secrétariat, de bureau et d’accueil pour le département d’orthophonie en soins de longue durée du Deer Lodge Centre. Ce rôle clé garantit le bon fonctionnement quotidien du service, en assurant la liaison entre les équipes cliniques, les résidents, leurs familles et les partenaires externes.
**Principales responsabilités**
- Gérer l’accueil physique et téléphonique du service d’orthophonie, en offrant un service courtois, confidentiel et professionnel à chaque appel et visite.
- Organiser, classer et archiver les dossiers patients conformément aux politiques de protection des renseignements personnels et aux normes de la Winnipeg Regional Health Authority (WRHA).
- Préparer, saisir et mettre à jour les documents cliniques, les rapports d’évaluation, les plans de traitement et les correspondances administratives à l’aide des logiciels Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) et des systèmes de gestion de dossiers électroniques.
- Coordonner les rendez‑vous, les réunions d’équipe et les formations, en assurant la disponibilité des salles, la préparation du matériel et la diffusion des comptes‑rendus.
- Assurer la couverture des fonctions d’accueil et de bureau pour les services de réadaptation et le programme des dispositifs de communication, selon les besoins opérationnels.
- Soutenir la préparation des budgets, la facturation et le suivi des dépenses du service, en collaboration avec le service financier du centre.
- Veiller au respect des procédures de santé et de sécurité au travail, notamment la manipulation sécuritaire des dossiers et la conformité aux exigences de la législation sur la santé et la sécurité au travail.
**Profil recherché**
- Diplôme d’études secondaires complété, accompagné d’une formation en dactylographie, fonctions de bureau ou secrétariat.
- Minimum de deux (2) ans d’expérience en secrétariat, bureautique ou réception dans un milieu de santé, idéalement en gériatrie ou en soins de longue durée.
- Maîtrise des outils informatiques (Microsoft Office, systèmes de gestion de dossiers électroniques) et compétences de base en sténographie.
- Connaissance de la terminologie médicale et des concepts d’orthophonie fortement souhaitée.
- Excellentes compétences organisationnelles, capacité à gérer plusieurs priorités simultanément et à travailler sous pression.
- Sens aigu du service à la clientèle, capacité à communiquer efficacement avec le personnel clinique, les résidents, leurs familles et les partenaires externes.
- Connaissance approfondie des valeurs, missions et règlements de la WRHA et du Deer Lodge Centre, ainsi que des lois relatives à la protection des renseignements personnels et à la santé et sécurité au travail.
**Ce que nous offrons**
- Un environnement de travail stimulant au sein d’un centre de soins reconnu pour son excellence en gériatrie et réadaptation.
- Des possibilités de formation continue et de développement professionnel, notamment en orthophonie et en gestion administrative de la santé.
- Un salaire compétitif, des avantages sociaux complets (assurance santé, régime de retraite, congés payés) et un soutien à l’équilibre travail‑vie personnelle.
- Une équipe collaborative où chaque membre est valorisé et encouragé à contribuer à l’amélioration continue des services aux résidents.
Si vous êtes une personne dynamique, organisée et passionnée par le soutien administratif dans le secteur de la santé, nous vous invitons à postuler dès maintenant pour rejoindre notre équipe dévouée au Deer Lodge Centre.
