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Descripcion del puesto
L'Universidad Norbert Wiener, établissement d'excellence reconnu dans le domaine de la santé et de la recherche médicale, recherche un(e) Assistant(e) Administratif(ve) spécialisé(e) en Médecine Humaine pour renforcer son service administratif. Sous la responsabilité directe du directeur de la faculté de médecine, vous jouerez un rôle clé dans la fluidité des opérations quotidiennes, la coordination des activités académiques et la gestion de la documentation sensible.
Vos principales missions incluront :
- Gestion et optimisation de l'agenda du supérieur hiérarchique, planification des réunions, des conférences et des déplacements, en veillant au respect des priorités et des délais.
- Rédaction précise et synthétique des procès‑verbaux de toutes les réunions, suivi des actions décidées et diffusion des comptes‑rendus aux parties prenantes.
- Consolidation du registre quotidien des demandes (étudiants, enseignants, personnel administratif) et suivi de leur traitement jusqu'à clôture.
- Enregistrement, classification et archivage rigoureux de la documentation médicale, académique et administrative, conformément aux exigences de confidentialité et de conformité.
- Organisation du dispatch des dossiers, mise à jour des bases de données et garantie de la traçabilité des documents.
- Soutien au suivi de la charge d'enseignement des enseignants : collecte des heures de cours, mise à jour des plannings et vérification des affectations.
- Communication proactive avec les étudiants via email, plateforme LMS, affichage et réseaux sociaux internes pour les informer des activités académiques, des échéances et des changements de programme.
- Gestion des demandes étudiantes (inscriptions, réclamations, documents administratifs) et coordination avec les services concernés pour assurer une résolution rapide.
- Participation à la vérification des affectations des étudiants aux différents modules et stages cliniques.
- Contrôle de la présence du personnel administratif et enseignant, production de rapports d'absences et mise en place de mesures correctives si nécessaire.
Profil recherché :
- Diplôme en administration, secrétariat, gestion ou domaine connexe.
- Minimum 1 an d'expérience réussie dans un poste similaire, idéalement dans un environnement académique ou de santé.
- Maîtrise intermédiaire de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et aisance avec les outils de gestion documentaire électronique.
- Excellentes compétences rédactionnelles en français, capacité à produire des comptes‑rendus clairs et structurés.
- Niveau d'anglais basique, suffisant pour comprendre et rédiger des communications simples.
- Sens de l'organisation, gestion des priorités, discrétion et respect de la confidentialité des données médicales.
- Aptitude à travailler en équipe, à communiquer avec des interlocuteurs variés (enseignants, étudiants, personnel administratif) et à faire preuve d’initiative.
Conditions de travail :
- Contrat à durée indéterminée (CDI) à temps plein.
- Horaires du lundi au samedi, de 14h00 à 22h00, avec possibilité d'heures supplémentaires ponctuelles selon les besoins académiques.
- Poste en présentiel au sein du campus de l'Universidad Norbert Wiener, situé à Pé, Maroc.
- Rémunération conforme aux grilles salariales en vigueur, complétée par les avantages légaux (assurances sociales, congés payés).
- Avantages supplémentaires : réductions sur les établissements éducatifs du groupe familial, programmes de bien‑être (activités sportives, ateliers santé), et tarifs préférentiels dans plus de 50 établissements partenaires.
Rejoignez une institution dynamique où votre contribution administrative soutiendra directement la formation des futurs professionnels de santé et la recherche médicale de pointe. Vous évoluerez dans un environnement stimulant, propice au développement de vos compétences et à l’avancement de votre carrière.
