Assistante de Direction & Responsable Administrative

À propos du poste

AZ Architects, agence d’architecture et d’architecture intérieure spécialisée dans les projets résidentiels haut de gamme, recherche une Assistante de Direction & Responsable Administrative. Rattachée directement à la Direction Générale, vous assurez la gestion administrative quotidienne et l’appui organisationnel de l’agence.

Missions principales

• Établir la facturation des clients, assurer le suivi des règlements et relancer les impayés afin de garantir la bonne santé financière de l’agence.
• Assurer le suivi comptable quotidien, préparer les éléments nécessaires et les transmettre au comptable externe pour la clôture des comptes.
• Gérer la trésorerie, la caisse et le suivi des dépenses, en veillant au respect des budgets et aux échéances de paiement.
• Administrer les contrats, courriers et dossiers administratifs, en assurant leur conformité et leur archivage systématique.
• Organiser le classement, l’archivage et la gestion documentaire afin de garantir une accessibilité optimale des informations.
• Planifier et gérer l’agenda de la Direction, organiser les réunions, préparer les supports et veiller au respect des délais.
• Rédiger et mettre en forme courriers, comptes‑rendus et divers documents officiels avec une présentation professionnelle.
• Coordonner les échanges avec les équipes internes, les clients et les partenaires, en assurant une communication fluide et efficace.

Profil recherché

• Extrêmement organisée, rigoureuse, autonome et fiable, capable de gérer plusieurs sujets simultanément.
• Capable d’anticiper les besoins de l’agence et de prendre des initiatives pour améliorer les processus.
• Excellente présentation, très bonne expression écrite et orale, avec une discrétion absolue pour les informations confidentielles.
• A l’aise dans un environnement exigeant et capable de travailler sous pression tout en maintenant une qualité de service élevée.

Compétences requises

• Maîtrise avancée d’Excel et des outils bureautiques (Word, PowerPoint, etc.).
• Notions solides de comptabilité et de gestion de trésorerie.
• Aisance avec les outils numériques, les solutions d’automatisation et d’intelligence artificielle.