Vous intégrerez l’équipe de l’Agence Nationale des Ports (ANP), une institution publique de premier plan qui gère l’activité portuaire marocaine. Votre rôle d’Assistant(e) de Direction sera central dans la bonne marche des opérations administratives et logistiques de la direction.
Vous serez chargé(e) de la gestion quotidienne du secrétariat. Cela inclut la réception et l’acheminement du courrier, la rédaction et la mise en forme des documents administratifs, ainsi que la mise à jour et la maintenance de la base de données documentaire. Vous devrez maîtriser les techniques documentaires et archivistiques, ainsi que la législation afférente, afin de garantir la conformité et la traçabilité des dossiers.
La gestion de l’agenda de la direction constitue une autre facette clé de votre mission. Vous planifierez et coordonnerez les réunions, les conférences et les événements internes. Vous devrez anticiper les besoins de la direction, préparer les dossiers de réunion, rédiger les comptes rendus et assurer le suivi des actions décidées. Votre capacité à organiser et planifier les activités sera mise à l’épreuve dans un environnement dynamique et exigeant.
La gestion du courrier et des communications internes et externes vous demandera une grande rigueur et une excellente maîtrise des procédures administratives. Vous devrez assurer la confidentialité des informations, gérer les circuits de communication interne et veiller à la bonne diffusion des messages. Vous serez également responsable de la coordination des circuits de communication interne, en veillant à ce que les informations circulent efficacement entre les services.
Vous participerez activement à la coordination logistique des déplacements professionnels, à la réservation des hébergements, aux arrangements de transport et à la préparation des dossiers de voyage. Vous devrez gérer les aspects administratifs liés aux déplacements, tels que les visas, les documents de voyage et les attestations nécessaires. Votre sens de l’organisation et votre capacité à gérer le classement et l’archivage seront essentiels pour maintenir un suivi précis des dossiers.
Vous serez également chargé(e) de la gestion du courrier, de la réception, de l’acheminement et de la distribution des documents internes et externes. Vous devrez assurer la traçabilité du courrier, veiller à la conformité des documents et garantir la confidentialité des informations sensibles. Votre rôle de liaison entre la direction et les services internes et externes vous obligera à maintenir des relations professionnelles solides et à assurer la fluidité des échanges.
La rédaction administrative constitue une compétence indispensable. Vous devrez produire des documents officiels en arabe, français et anglais, en respectant les normes de rédaction administrative. Vous devrez maîtriser la rédaction de comptes rendus, de procès-verbaux, de courriers officiels et de rapports. Votre capacité à rédiger clairement et à respecter les délais sera évaluée régulièrement.
Vous devrez également gérer la documentation et la mise à jour des dossiers administratifs. Vous serez responsable de la classification, de l’archivage et de la conservation des documents conformément aux normes légales et aux exigences de l’ANP. Vous devrez veiller à la disponibilité des dossiers pour les audits internes et externes.
La coordination logistique des réunions et des déplacements vous demandera une excellente maîtrise des techniques d’accueil et de communication. Vous devrez accueillir les visiteurs, gérer les appels téléphoniques, organiser les réunions et assurer la disponibilité des salles. Vous devrez également coordonner les déplacements professionnels, réserver les billets, gérer les itinéraires et préparer les dossiers de voyage.
Vous devrez faire preuve d’une grande discrétion et respecter la confidentialité des informations sensibles. Vous serez responsable de la protection des données et de la conformité aux règles de confidentialité. Vous devrez également veiller à la sécurité des documents et à la protection des informations confidentielles.
Votre capacité d’adaptation et votre réactivité seront mises à l’épreuve dans un environnement où les exigences peuvent évoluer rapidement. Vous devrez être capable de gérer plusieurs tâches simultanément, de prioriser les demandes et de répondre aux besoins de la direction dans les délais impartis.
Vous devrez également démontrer un sens du service et un esprit d’équipe. Vous travaillerez en étroite collaboration avec les autres services de l’ANP, en veillant à la coordination des actions et à la réalisation des objectifs communs. Votre attitude professionnelle, votre ponctualité et votre autonomie seront des atouts majeurs pour réussir dans ce poste.
Vous bénéficierez d’un environnement de travail stable et d’une rémunération conforme aux standards publics. Vous participerez à un concours national, ce qui vous offrira une reconnaissance officielle et un statut de fonctionnaire. Vous aurez l’opportunité de contribuer à la gestion stratégique des ports marocains et de participer à des projets d’envergure nationale.
Les candidats doivent posséder un niveau Bac + 2, une expérience de 2 à 3 ans dans un poste similaire, ainsi qu’une maîtrise des langues française et anglaise. Vous devrez également démontrer une excellente maîtrise des outils bureautiques, des systèmes d’information et des techniques de gestion documentaire.
En résumé, ce poste d’Assistant(e) de Direction vous place au cœur de l’activité portuaire marocaine, vous offrant la possibilité de développer vos compétences administratives, organisationnelles et logistiques dans un cadre institutionnel prestigieux. Vous jouerez un rôle clé dans la coordination des activités de la direction, tout en assurant la qualité, la confidentialité et la conformité des documents administratifs.
