Le rôle d’Assistant(e) de Direction au sein de kanban sarl est crucial pour assurer le bon fonctionnement quotidien de la direction et du bureau. Le candidat retenu sera responsable d’une multitude de tâches administratives et organisationnelles, allant de la gestion proactive de l’agenda aux responsabilités de coordination des déplacements professionnels. Cette fonction requiert une grande rigueur, une excellente capacité de communication et une discrétion absolue.
Gestion proactive et anticipée de l’agenda
Le/la candidat(e) devra planifier et organiser les rendez‑vous, réunions et événements de la direction en anticipant les besoins et en assurant une disponibilité optimale des ressources. Cette tâche implique la mise à jour régulière du calendrier, la coordination avec les parties prenantes internes et externes, ainsi que la gestion des priorités pour garantir une exécution fluide des activités.
Gestion du parapheur à signature et suivi de sa circulation auprès des entités concernées
Le/la candidat(e) sera chargé(e) de superviser le parapheur, de gérer les signatures requises, de suivre la circulation des dossiers entre les différentes entités de l’entreprise et de veiller à ce que chaque document atteigne sa destination finale dans les délais impartis. Cette responsabilité nécessite une attention méticuleuse aux détails et une excellente organisation.
Organisation et préparation des réunions : convocations, supports, comptes rendus
Le/la candidat(e) devra organiser et préparer les réunions, y compris l’envoi des convocations, la préparation des supports de présentation, la prise de notes et la rédaction des comptes rendus. Il/elle devra également assurer le suivi des actions décidées lors des réunions et veiller à ce que les décisions soient mises en œuvre efficacement.
Organisation des déplacements professionnels (ordres de mission)
Le/la candidat(e) sera responsable de l’organisation des déplacements professionnels, y compris la préparation des ordres de mission, la réservation des billets, l’organisation de l’hébergement et la coordination des itinéraires. Il/elle devra également gérer les documents liés aux déplacements et veiller à ce que les déplacements se déroulent sans accroc.
Préparation des événements et réceptions internes
Le/la candidat(e) devra préparer les événements internes, les réceptions et les cérémonies, en veillant à la coordination des fournisseurs, à la gestion des invitations et à la mise en place de l’environnement nécessaire pour garantir le succès de chaque événement.
Mise en forme et préparation de divers documents et reportings
Le/la candidat(e) sera chargé(e) de mettre en forme, de préparer et de finaliser divers documents, rapports et présentations. Il/elle devra veiller à ce que les documents soient clairs, professionnels et conformes aux normes de l’entreprise.
Consolidation des reportings provenant des différents pôles
Le/la candidat(e) devra consolider les reportings provenant des différents départements, en les analysant, en les comparant et en les synthétisant pour fournir des informations précises et pertinentes à la direction.
Traitement, suivi et circulation de l’information entre les services : rôle de relais fiable et efficace
Le/la candidat(e) devra traiter, suivre et faire circuler l’information entre les services, en assurant un relais fiable et efficace. Il/elle devra également veiller à ce que les informations soient transmises de manière claire et précise.
Sens de l’organisation et gestion des priorités
Le/la candidat(e) devra faire preuve d’un sens aigu de l’organisation et d’une capacité à gérer les priorités, en veillant à ce que les tâches les plus importantes soient traitées en premier.
Proactivité et autonomie
Le/la candidat(e) devra être proactif(ve) et autonome, capable de prendre des initiatives et de résoudre les problèmes de manière indépendante.
Excellentes capacités de communication et de rédaction
Le/la candidat(e) devra posséder d’excellentes compétences en communication et en rédaction, afin de rédiger des rapports clairs et précis, de communiquer efficacement avec les parties prenantes internes et externes, et de transmettre les informations de manière concise.
Discrétion et professionnalisme
Le/la candidat(e) devra faire preuve de discrétion et de professionnalisme dans toutes ses interactions, en respectant la confidentialité des informations et en agissant de manière éthique et responsable.
En résumé, le poste d’Assistant(e) de Direction à Beni Mellal exige un professionnel capable de gérer efficacement les tâches administratives, de coordonner les réunions et les déplacements, de préparer les documents et reportings, et de soutenir la direction dans la prise de décisions stratégiques. Le candidat idéal possède une solide expérience, une excellente maîtrise du français et de bonnes compétences en anglais, ainsi qu’une attitude proactive, autonome et discrète. Le poste est proposé en CDI, en présentiel, avec un salaire mensuel fixe de 5 000 MAD. Si vous êtes motivé(e) par un environnement dynamique et souhaitez contribuer au succès de notre équipe, nous vous invitons à postuler dès maintenant.
