Le poste de Senior Office Manager & Executive Assistant au sein de Novancy constitue un rôle clé dans la gestion quotidienne de notre bureau à Casablanca. Vous serez le point de contact privilégié pour la direction et les équipes internes, assurant une coordination fluide des opérations administratives et exécutives. Vos responsabilités principales incluront :
Gestion de l’agenda et des réunions : Vous planifierez, organiserez et coordonnerez les réunions internes et externes, en veillant à la disponibilité des participants, à la préparation des documents nécessaires et à la prise de notes détaillées. Vous assurerez également le suivi des actions décidées lors des réunions.
Support administratif : Vous gérerez les appels téléphoniques, les courriels, les correspondances officielles et les documents administratifs. Vous serez responsable de la gestion des fournitures de bureau, de la facturation interne et de la tenue des dossiers confidentiels.
Coordination de projets : Vous participerez à la planification et au suivi de projets internes, en collaboration avec les chefs de projet et les équipes opérationnelles. Vous assurerez le respect des délais, la mise à jour des plannings et la communication des avancées aux parties prenantes.
Gestion des déplacements : Vous organiserez les voyages d’affaires, les réservations d’hôtels, les transferts et les itinéraires, en veillant à l’optimisation des coûts et au respect des politiques de l’entreprise.
Gestion des dossiers RH : Vous assisterez le service RH dans la préparation des dossiers de recrutement, la gestion des contrats, la mise à jour des bases de données des employés et la coordination des formations internes.
Communication interne : Vous serez le relais entre la direction et les équipes, en assurant la diffusion des informations importantes, la mise à jour des tableaux de bord et la préparation des présentations pour les réunions de direction.
Profil recherché :
• Expérience confirmée de 3 à 5 ans en tant qu’assistant exécutif ou office manager, idéalement dans un cabinet de conseil ou une entreprise de services.
• Excellentes compétences organisationnelles, capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à respecter les délais.
• Maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’écrit qu’à l’oral.
• Sens de la confidentialité, discrétion et intégrité.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et des plateformes de gestion de projets (Asana, Trello, Monday.com).
• Capacité à travailler de façon autonome tout en collaborant efficacement avec les équipes de recrutement, de gestion de talents et de direction.
Nous offrons un environnement de travail stimulant, des opportunités de développement professionnel et un package salarial compétitif. Si vous êtes motivé par un rôle à forte valeur ajoutée et que vous souhaitez contribuer au succès de notre cabinet, nous vous invitons à soumettre votre candidature.
