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وصف الوظيفة
Health Management and Wellness Group, organisation médicale de premier plan implantée à San Juan, Porto Rico, recherche un(e) Assistant(e) Administratif(ve) dynamique et rigoureux(se) pour rejoindre son équipe sur site. En tant que pilier du bon fonctionnement quotidien du cabinet, vous serez chargé(e) de garantir une organisation fluide et professionnelle des activités administratives, tout en soutenant la direction dans ses missions exécutives.
Vos principales responsabilités incluront :
- Gestion et optimisation des agendas des médecins, des cadres et des équipes, en veillant à la coordination efficace des rendez‑vous, réunions et déplacements ;
- Accueil téléphonique et physique des patients et partenaires, avec une communication claire, empathique et respectueuse de la confidentialité médicale ;
- Tenue à jour des dossiers patients, des archives administratives et des bases de données, en assurant la conformité aux normes de protection des données (HIPAA) ;
- Traitement du courrier entrant et sortant, rédaction de courriels, notes de service et comptes‑rendus de réunions ;
- Soutien administratif aux cadres supérieurs : préparation de présentations, rapports, suivi des actions, organisation d'événements internes ;
- Gestion des fournitures de bureau, suivi des factures et coordination avec les fournisseurs ;
- Participation active à l’amélioration continue des processus internes, en proposant des solutions pour gagner en efficacité et en qualité de service.
Profil recherché :
Vous êtes titulaire d’un diplôme de niveau Bac+2 en secrétariat, administration ou gestion et justifiez d’une expérience de 2 à 4 ans dans un poste similaire, idéalement dans le secteur de la santé ou d’un environnement exigeant. Vous faites preuve d’une excellente organisation, d’une grande capacité à gérer les priorités et d’un sens aigu du service client. Vous maîtrisez les outils bureautiques (Microsoft Office, Google Workspace) et êtes à l’aise avec les systèmes de gestion de dossiers électroniques. Votre aisance relationnelle, votre discrétion et votre capacité à travailler en équipe sont essentielles pour réussir dans ce rôle.
Ce que nous offrons :
- Un poste à temps plein au sein d’une structure en pleine croissance, reconnue pour son engagement envers le bien‑être des patients ;
- Un environnement de travail collaboratif, stimulant et respectueux, où chaque collaborateur est valorisé ;
- Des opportunités de formation continue et de développement professionnel ;
- Un package de rémunération compétitif, conforme aux standards du marché local.
Rejoignez Health Management and Wellness Group et contribuez activement à la mission de fournir des soins de santé de qualité supérieure, tout en développant vos compétences administratives dans un cadre professionnel enrichissant. Nous attendons votre candidature avec impatience !
