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وصف الوظيفة
Dans le cadre de son expansion et de son engagement envers le bien‑être animal, la Calgary Humane Society recherche un(e) Assistant(e) administratif(ve) dynamique et organisé(e) pour rejoindre son équipe à temps plein. Sous la responsabilité directe du Directeur des Ressources Humaines, vous jouerez un rôle clé en assurant le bon fonctionnement quotidien des services RH, du développement de fonds et de la direction. Vous serez le garant d’un environnement de travail structuré, en gérant la documentation, les communications internes et les processus administratifs avec rigueur et professionnalisme.
**Missions principales**
- **Soutien à la direction** : rédaction et suivi de la correspondance, préparation de présentations et de rapports, organisation de réunions (réservation de salles, logistique, prise de notes), gestion des dossiers physiques et numériques via SharePoint.
- **Développement de fonds** : traitement des demandes des donateurs, suivi des contributions, service à la clientèle, préparation de documents de remerciement et de rapports de financement, participation à la planification d’événements de collecte de fonds.
- **Ressources humaines** : publication d’offres d’emploi sur les différents canaux, présélection des candidatures, coordination des entretiens, vérifications de références, gestion du processus d’onboarding, suivi des formations du personnel, des volontaires et des familles d’accueil.
- **Projets transversaux** : participation à la rédaction de rapports d’activité, à la recherche de meilleures pratiques, à la coordination de projets inter‑départements et à l’amélioration continue des processus administratifs.
- **Santé et sécurité au travail** : soutien au comité SST, gestion des dossiers de formation, suivi des audits, mise à jour des procédures et des consignes de sécurité.
- **Tâches liées au refuge** (occasionnelles) : nettoyage des espaces, alimentation et enrichissement des animaux, afin de mieux comprendre le cœur de mission de l’organisation.
**Profil recherché**
Vous êtes doté(e) d’un excellent sens de l’organisation, d’une grande capacité d’adaptation et d’un esprit de service. Vous maîtrisez les outils bureautiques (Microsoft Office, SharePoint) et avez une aisance rédactionnelle en français et en anglais. Vous savez travailler en équipe, gérer les priorités et faire preuve de discrétion dans le traitement d’informations confidentielles. Une première expérience dans un poste administratif, idéalement au sein d’une organisation à but non lucratif ou d’un service RH, sera un atout.
**Compétences clés**
- Gestion documentaire (physique et numérique)
- Communication interne claire et professionnelle
- Coordination d’entretiens et processus de recrutement
- Service à la clientèle et gestion des donateurs
- Maîtrise de SharePoint et des outils de collaboration en ligne
- Sens du détail, rigueur et respect des délais
- Capacité à travailler sous pression et à gérer plusieurs dossiers simultanément
- Connaissance des principes de santé et sécurité au travail
**Ce que nous offrons**
- Un poste en CDI à temps plein (37,5 h/semaine) au sein d’une équipe engagée et bienveillante.
- Un environnement de travail stimulant où chaque jour contribue à la protection et au bien‑être des animaux.
- Des opportunités de formation continue et de développement professionnel.
- Un salaire compétitif, des avantages sociaux et la possibilité de participer à des projets à fort impact communautaire.
Rejoignez la Calgary Humane Society et mettez vos compétences administratives au service d’une cause qui fait la différence chaque jour. Nous attendons votre candidature avec impatience !
