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وصف الوظيفة
Rejoignez USI Insurance Services en tant qu'Assistant(e) de bureau et devenez le pilier central de notre environnement de travail. Vous êtes une personne naturellement chaleureuse, organisée et proactive, qui aime que chaque détail du quotidien fonctionne sans accroc ? Vous avez le goût du contact humain, le sens du service et la capacité à gérer plusieurs tâches simultanément ? Alors ce poste est fait pour vous.
**Missions principales**
- **Accueil physique et téléphonique** : Recevoir les visiteurs, clients et partenaires avec le sourire, les orienter et assurer une première impression positive. Gérer les appels entrants, les rediriger ou les traiter avec professionnalisme et bienveillance.
- **Gestion de la correspondance** : Traiter les e‑mails, courriers et messages internes, assurer le suivi et la diffusion des informations essentielles.
- **Organisation du bureau** : Veiller à la propreté, à l’ordre et à l’approvisionnement en fournitures de bureau. Mettre en place des procédures simples pour optimiser l’utilisation des espaces communs.
- **Planification et coordination** : Organiser les réunions, réserver les salles, préparer les supports (agendas, présentations, comptes‑rendus) et gérer les invitations. Assurer le suivi des rendez‑vous internes et externes.
- **Support administratif** : Assister les équipes dans la rédaction de documents, la saisie de données, la mise à jour de bases de données et la préparation de dossiers. Contribuer à la fluidité des processus internes.
- **Gestion des besoins logistiques** : Être le point de référence pour les demandes liées aux équipements, aux services de maintenance ou aux besoins spécifiques du personnel.
**Profil recherché**
- Excellent relationnel, sens de l’écoute et attitude accueillante.
- Rigueur organisationnelle, sens du détail et capacité à prioriser les tâches.
- Excellentes compétences en communication écrite et orale, en français et en anglais.
- Maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office, Google Workspace) et aisance avec les systèmes de gestion de courrier électronique.
- Fiabilité, autonomie, esprit d’initiative et capacité à travailler en équipe.
- Une première expérience en secrétariat, accueil ou assistance administrative est un atout, mais la motivation et la volonté d’apprendre priment.
**Pourquoi nous rejoindre ?**
- **Culture d’entreprise collaborative** : Nous valorisons le travail d’équipe, la transparence et le respect mutuel. Chaque contribution est reconnue et célébrée.
- **Environnement stimulant** : Vous évoluerez dans un cadre dynamique où les défis quotidiens sont variés et où vous pourrez développer vos compétences transversales.
- **Opportunités d’évolution** : USI Insurance Services encourage la formation continue et offre des perspectives de carrière au sein du groupe.
- **Qualité de vie** : Un bureau moderne, bien équipé, situé dans un quartier accessible, avec des avantages sociaux compétitifs.
Si vous êtes prêt(e) à devenir le visage accueillant de notre entreprise, à garantir le bon déroulement des opérations quotidiennes et à contribuer à une ambiance de travail agréable, postulez dès maintenant et rejoignez une équipe où votre énergie et votre professionnalisme feront la différence.
