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وصف الوظيفة
NHS Greater Glasgow and Clyde (NHSGGC) est l’un des plus grands systèmes de santé du Royaume-Uni, regroupant près de 40 000 collaborateurs et offrant des services de santé de pointe à la population écossaise. Dans le cadre du développement de sa Digital Services Directorate, nous recherchons un(e) Assistant(e) Personnel(le) / Assistant(e) Administratif(ve) hautement organisé(e) pour soutenir le Directeur des Services Numériques, l’équipe de direction senior ainsi que les fonctions opérationnelles de la direction.
**Missions principales**
- Gestion proactive de plusieurs agendas complexes, planification et coordination de réunions internes et externes, y compris la réservation de salles, la préparation de supports et la diffusion des convocations.
- Prise de notes détaillées lors des réunions, rédaction de comptes‑rendus clairs, suivi des actions et relance des parties prenantes afin d’assurer le respect des délais.
- Administration et mise à jour de jeux de données liés aux indicateurs de performance (KPI) de la direction, production de rapports périodiques et analyse préliminaire des résultats.
- Gestion du standard téléphonique, filtrage des appels, orientation des interlocuteurs et traitement du courrier entrant et sortant.
- Soutien administratif quotidien : rédaction de courriers, mise en forme de documents, gestion des dossiers papier et numériques, archivage conforme aux exigences de la NHS.
- Coordination de déplacements occasionnels sur d’autres sites NHSGGC, organisation logistique (transport, hébergement, agenda).
- Participation ponctuelle à des projets transversaux (ex. mise en place d’outils collaboratifs, amélioration des processus administratifs).
**Profil recherché**
- Minimum 2 ans d’expérience réussie dans un rôle d’assistanat de haut niveau, idéalement au sein d’une organisation publique ou d’un environnement complexe.
- Maîtrise avancée de la suite Microsoft Office 365 (Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint) et aisance avec les outils de gestion de données et de suivi de projets.
- Excellentes compétences rédactionnelles et de communication en anglais (oral et écrit) ; la maîtrise du français est un atout.
- Sens aigu de la confidentialité, de la rigueur et de la précision dans le traitement des informations sensibles.
- Capacité à prioriser, à travailler sous pression et à gérer simultanément plusieurs dossiers avec des échéances serrées.
- Esprit d’initiative, autonomie et aptitude à travailler en équipe pluridisciplinaire.
**Ce que nous offrons**
- Un contrat à durée déterminée de 12 mois, temps plein (36 h/semaine) avec possibilité de renouvellement selon les besoins du service.
- Un environnement de travail stimulant au cœur de la transformation digitale du secteur de la santé.
- Accès à des formations internes (gestion de projet, outils numériques, conformité GDPR, etc.).
- Un package de rémunération compétitif conforme aux grilles salariales du NHS, ainsi que les avantages sociaux du secteur public (congés payés, assurance santé, retraite).
- Un lieu de travail moderne situé à Smithhills Street, Paisley, avec des déplacements occasionnels sur d’autres sites du groupe.
Rejoignez une équipe dynamique où votre rigueur administrative contribuera directement à l’amélioration des services de santé numériques pour des milliers de patients. Postulez dès maintenant et participez à la transformation digitale du NHS Greater Glasgow and Clyde.
