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Descripcion del puesto
UBS, leader mondial de la gestion de patrimoine et la plus grande banque universelle de Suisse, recherche un(e) Assistant(e) de Direction Exécutif(ve) expérimenté(e) pour soutenir le nouveau Head Asset Management Australia & New Zealand. Basé(e) à Sydney, vous intégrerez l’équipe Asset Management et jouerez un rôle clé dans la fluidité des opérations quotidiennes du dirigeant et de son département.
**Missions principales**
- **Gestion stratégique de l’agenda** : organisation, optimisation et suivi des rendez‑vous, conférences téléphoniques et déplacements nationaux et internationaux, en veillant à anticiper les besoins et à prévenir les conflits de planning.
- **Coordination des réunions** : planification et logistique des réunions internes (au sein de l’Australie) et des réunions avec les équipes offshore, préparation des supports, prise de notes et diffusion des comptes‑rendus.
- **Production de documents de haut niveau** : création de présentations PowerPoint sophistiquées, dossiers de préparation, rapports de performance et matériel ad‑hoc destiné aux clients institutionnels.
- **Support administratif complet** : gestion des factures, notes de frais, suivi des budgets de déplacement, archivage électronique et conformité aux procédures internes.
- **Communication et liaison** : filtrage et rédaction des courriels entrants et sortants, interface avec les parties prenantes internes (comités, équipes de conformité, direction) et externes (clients, partenaires, autorités réglementaires).
- **Initiatives d’engagement du personnel** : participation active aux projets de culture d’entreprise, événements internes et programmes de bien‑être, afin de renforcer la cohésion d’équipe.
**Profil recherché**
- Minimum 5 ans d’expérience réussie en tant qu’Executive Assistant, idéalement dans le secteur financier ou de l’Asset Management.
- Maîtrise avancée de la suite Microsoft Office (Outlook, Teams, Word, PowerPoint, Excel) et capacité à concevoir des présentations visuellement impactantes.
- Excellentes compétences rédactionnelles et orales en anglais et français, avec aisance à communiquer à tous les niveaux hiérarchiques.
- Sens aigu de la confidentialité, de la discrétion et du professionnalisme.
- Résilience, capacité à prioriser les tâches et à travailler sous pression avec des délais serrés.
- Grande rigueur, souci du détail et aptitude avérée au multitâche.
- Attitude proactive, flexible et orientée « can‑do », disponible pour des horaires flexibles en fonction des exigences du poste.
**Ce que nous offrons**
- Un environnement de travail stimulant au cœur de Sydney, au sein d’une institution reconnue pour son excellence et son innovation.
- Un package de rémunération compétitif, incluant des avantages sociaux, un plan de retraite et des programmes de formation continue.
- Des opportunités de développement de carrière à l’échelle internationale grâce au réseau mondial d’UBS.
- Une culture d’entreprise inclusive, valorisant la diversité, la collaboration et le bien‑être des collaborateurs.
- Un accès à des outils technologiques de pointe et à des ressources de soutien dédiées.
Rejoignez UBS et devenez l’ambassadeur de notre marque, en anticipant les besoins de votre dirigeant et en assurant un soutien administratif irréprochable. Vous contribuerez directement à la performance du département Asset Management et à la satisfaction de nos clients institutionnels. Postulez dès maintenant pour faire partie d’une équipe dynamique et engagée.
