Assistante Administrative Polyvalente

À propos du poste

Nous recherchons une Assistante Administrative Polyvalente expérimentée pour prendre en charge la gestion quotidienne de nos activités administratives et soutenir la Direction dans le développement de l'entreprise. Véritable pilier de l'organisation interne, vous assurez un rôle clé dans la coordination administrative, le suivi des dossiers transverses et la gestion opérationnelle.

Missions principales

• Assurer la gestion administrative courante (courriers, e‑mails, appels d’offres, classement et archivage).
• Gérer l’agenda de la direction, organiser les rendez‑vous, réunions internes et déplacements professionnels.
• Préparer les documents administratifs, présentations, notes de synthèse et supports de réunion.
• Assurer l’interface et la fluidité de l’information entre la Direction, les équipes internes et les partenaires externes.
• Assurer le suivi administratif des contrats, des assurances et des dossiers réglementaires.
• Participer au suivi budgétaire et à la pré‑facturation (suivi des factures clients/fournisseurs, relances paiements).
• Coordonner avec les partenaires externes : établissements bancaires, prestataires de services et administrations.
• Gérer les approvisionnements, les fournitures de bureau et la logistique interne du site.
• Mettre à jour, fiabiliser et structurer les bases de données et les outils de gestion interne.
• Préparer les tableaux de bord administratifs et les indicateurs de suivi de l’activité.
• Contribuer à l’amélioration continue des procédures administratives et à la digitalisation des outils.

Profil recherché

• Bac+2/Bac+3 minimum en Gestion des Entreprises, Administration, Assistanat de Gestion de PME‑PMI ou équivalent.
• Minimum 4 à 6 ans d’expérience sur un poste similaire d’assistante administrative polyvalente ou de secrétaire de direction.
• Expérience souhaitée dans une entreprise industrielle, commerciale ou de services structurés.
• Polyvalence éprouvée et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
• Rigueur, sens aigu de l’organisation et gestion efficace des priorités.
• Autonomie, proactivité et force de proposition.
• Sens élevé de la confidentialité, diplomatie et excellent relationnel.

Compétences requises

• Maîtrise avancée des outils bureautiques Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Bonne maîtrise des outils collaboratifs Teams, SharePoint, Google Workspace.
• Connaissance d’un ERP ou logiciel de gestion.
• Solides compétences en suivi d’indicateurs de performance et élaboration de reportings administratifs.
• Excellente maîtrise du français à l’oral et à l’écrit.