Assistante de direction – Instances de gouvernance

À propos du poste

Le poste d'assistante de direction assure l'assistance administrative et organisationnelle de la Direction Générale, tout en garantissant la préparation, la coordination et le suivi des instances de gouvernance (Conseils d'Administration, Assemblées Générales et Comités). Elle veille également à la qualité, à la fiabilité et à la confidentialité des documents institutionnels, ainsi qu'au suivi rigoureux des décisions et des plans d'action.

Missions principales

• Gestion des instances de gouvernance : organiser et coordonner les réunions des Conseils d'Administration, Assemblées Générales et Comités ; préparer les convocations, ordres du jour et dossiers ; rédiger, mettre en forme et finaliser les procès-verbaux, comptes rendus et relevés de décisions ; assurer le classement, l'archivage et la traçabilité des documents institutionnels.
• Suivi des décisions et des plans d'action : assurer le suivi des résolutions, élaborer et actualiser les tableaux de bord de suivi, coordonner avec les directions et services concernés, identifier les échéances et anticiper les retards ; préparer des synthèses périodiques pour la Direction Générale.
• Assistance à la Direction Générale : gérer l'agenda, les rendez-vous, les réunions et les déplacements ; rédiger les correspondances officielles, notes de synthèse, rapports et présentations ; faciliter la coordination avec les interlocuteurs internes et externes.
• Gestion documentaire et reporting : préparer et consolider les rapports d'activité, vérifier la fiabilité des informations, mettre en place des outils de suivi et de reporting adaptés, et garantir une gestion documentaire structurée, sécurisée et confidentielle.

Profil recherché

• Formation Bac+3 à Bac+5 en gestion, management, administration des entreprises, droit ou formation équivalente.
• Expérience confirmée en assistance à la Direction Générale, en secrétariat général ou en gestion des instances de gouvernance.
• Expérience significative dans l'organisation et le suivi des Conseils d'Administration, Assemblées Générales et Comités.
• Une expérience dans un établissement public, une société de développement, une holding ou une organisation disposant d'instances de gouvernance structurées serait particulièrement appréciée.

Compétences requises

• Maîtrise impérative de la gestion administrative des instances de gouvernance et des procédures de préparation et de suivi des réunions statutaires.
• Excellente capacité de rédaction de procès-verbaux, comptes rendus, rapports et notes de synthèse.
• Capacité à assurer le suivi des décisions, résolutions et plans d'action.
• Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Excellente maîtrise du français à l'écrit comme à l'oral.
• Qualités personnelles : grande polyvalence, vigilance, rigueur, sens du détail, autonomie, réactivité, discrétion absolue et aisance relationnelle avec des interlocuteurs de haut niveau.