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Description du poste
Le Department of Culture and Tourism – Abu Dhabi (DCT Abu Dhabi) est le pilier stratégique qui conduit la transformation culturelle et touristique de l’émirat, en faisant d’Abu Dhabi une destination mondiale reconnue pour son patrimoine, sa créativité et son dynamisme économique. Dans le cadre d’un contrat freelance de 12 mois, nous recherchons un(e) Assistant(e) exécutif(ve) hautement organisé(e) et proactif(ve) pour soutenir la direction senior et assurer le bon déroulement des opérations quotidiennes du département.
**Missions principales**
- Gestion et optimisation des agendas des cadres supérieurs, coordination des réunions internes et externes, résolution des conflits d’emploi du temps et suivi des actions découlant des réunions.
- Organisation complète des déplacements (réservations de vols, hôtels, transports locaux) et des événements institutionnels (conférences, ateliers, cérémonies officielles) en veillant au respect des procédures de sécurité et de conformité.
- Mise à jour et administration des bases de données de parties prenantes (partenaires culturels, agences de voyage, institutions publiques) ainsi que du système de classement électronique et physique.
- Rédaction, relecture et mise en forme de correspondances, rapports, présentations PowerPoint et documents de suivi budgétaire, en garantissant la qualité et la cohérence du contenu.
- Coordination des processus d’approbation exécutive, suivi des signatures électroniques via AdobeSign et gestion des flux de travail sur les plateformes KissFlow, Oracle, SAP ou SharePoint.
- Support logistique pour les appels conférence, webinaires et réunions hybrides, incluant la préparation technique et le support aux participants.
- Veille à la confidentialité des informations sensibles et respect strict des normes de gouvernance et de conformité du secteur public.
**Profil recherché**
- Minimum 5 ans d’expérience confirmée en support administratif ou exécutif, idéalement dans un environnement corporate, gouvernemental ou institutionnel.
- Maîtrise avancée de la suite Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint) et expérience avérée avec les outils de signature électronique et de gestion de processus (AdobeSign, KissFlow, Oracle, SAP, SharePoint).
- Excellentes compétences en communication écrite et orale en français et en anglais ; la connaissance de l’arabe constitue un atout majeur.
- Sens aigu de l’organisation, capacité à gérer plusieurs priorités simultanément et à travailler sous pression tout en maintenant un haut niveau de précision.
- Esprit d’équipe, autonomie, intégrité professionnelle et capacité à interagir avec des interlocuteurs de haut niveau.
**Ce que nous offrons**
- Une immersion au cœur d’un département stratégique, avec une visibilité directe auprès de la direction senior.
- Un environnement de travail stimulant, multiculturel et orienté vers l’innovation.
- La possibilité de contribuer activement à des projets d’envergure qui façonnent le futur culturel et touristique d’Abu Dhabi.
Rejoignez DCT Abu Dhabi et participez à la construction d’une vision ambitieuse pour le secteur culturel et touristique de l’émirat. Votre expertise administrative sera le moteur de notre succès collectif.
