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Description du poste
Epassi, leader européen des solutions d’avantages salariés, recherche un(e) Executive Assistant talentueux(se) et proactif(ve) pour rejoindre son équipe internationale, basée à Helsinki ou à Barcelone. Vous travaillerez en étroite collaboration avec le Chief Financial Officer (CFO), le Chief People Officer (CPO) et le Chief Revenue Officer (CRO), garantissant une organisation fluide et efficace de leurs activités quotidiennes et stratégiques.
**Missions principales**
- Gestion et optimisation des agendas des trois membres de la direction, en anticipant les priorités et en assurant la coordination des réunions internes, des comités de direction, des sessions du conseil d’administration, des off‑sites et des revues de performance.
- Organisation complète des déplacements nationaux et internationaux du groupe : réservation de vols, hôtels, transports, suivi des fournisseurs de voyage, respect des politiques internes et du budget, élaboration d’itinéraires détaillés et préparation de la documentation de voyage (visas, assurances, notes de frais).
- Support administratif lors des réunions du conseil d’administration : préparation des dossiers, prise de notes, rédaction de comptes‑rendus, suivi des actions et diffusion des documents aux parties prenantes.
- Contribution à la gestion quotidienne des bureaux et des installations (services généraux, fournisseurs, espaces de travail), en veillant à la conformité des contrats et à la satisfaction des équipes.
- Interface privilégiée entre la direction et les différents services internes (Finance, RH, Marketing, IT), assurant une communication claire, la diffusion d’informations essentielles et le suivi des projets transversaux.
- Participation à des projets ponctuels (lancements de nouveaux programmes d’avantages, événements internes, initiatives de culture d’entreprise) en apportant un soutien logistique et organisationnel.
**Profil recherché**
- Minimum 5 ans d’expérience réussie en tant qu’assistant(e) de direction ou executive assistant, idéalement dans un environnement international et à forte croissance.
- Maîtrise parfaite du français et de l’anglais à l’écrit comme à l’oral ; la connaissance d’une troisième langue (espagnol ou finnois) est un atout.
- Excellentes compétences organisationnelles, sens du détail et capacité à gérer plusieurs priorités simultanément.
- Solides compétences en communication interpersonnelle, avec une aptitude à établir des relations de confiance avec les cadres dirigeants et les parties prenantes externes.
- Maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office, Google Workspace) et des solutions de gestion de calendriers et de voyages (Concur, TripActions, etc.).
- Discrétion absolue, sens de la confidentialité et intégrité professionnelle.
- Esprit d’initiative, autonomie et capacité à travailler sous pression tout en maintenant un haut niveau de qualité.
**Ce que nous offrons**
- Un poste en CDI avec un environnement de travail hybride (présentiel à Helsinki ou Barcelone 2 à 3 jours par semaine, télétravail flexible).
- Un package salarial compétitif, complété par des avantages attractifs (mutuelle santé, tickets restaurant, programme d’avantages salariés Epassi, budget formation).
- La possibilité de travailler au sein d’une équipe multiculturelle, dynamique et innovante, avec des perspectives d’évolution vers des fonctions de coordination ou de gestion de projets.
- Un cadre de travail moderne, des bureaux situés au cœur des villes, et un soutien fort à l’équilibre vie professionnelle / vie personnelle.
Rejoignez Epassi et participez activement à la réussite de nos dirigeants tout en contribuant à la croissance d’une entreprise leader sur son marché. Nous attendons votre candidature avec impatience !
