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Job description
La Schulich School of Engineering (SSE) recherche un(e) Assistant(e) administratif(ve) temporaire à temps plein pour soutenir le Service des Opérations pendant une période d’environ trois mois. Rattaché(e) directement au Responsable des Opérations, vous jouerez un rôle clé dans le bon fonctionnement du bureau du doyen et contribuerez aux projets stratégiques de l’école.
**Missions principales**
- Accueil physique et téléphonique des visiteurs, gestion du poste d’accueil et orientation des interlocuteurs internes et externes.
- Gestion quotidienne des boîtes mail partagées du bureau du doyen, tri, priorisation et réponse aux demandes dans le respect des délais.
- Entretien et suivi du matériel de bureau (imprimantes, scanners, fournitures) et coordination avec les équipes de maintenance pour garantir un environnement de travail optimal.
- Participation active aux projets de planification d’accréditation et aux initiatives stratégiques, en assurant le suivi administratif, la mise à jour des documents et la diffusion des informations aux parties prenantes.
- Préparation, vérification et envoi des factures, suivi des paiements et archivage conforme aux procédures financières de l’institution.
- Administration des plateformes d’apprentissage D2L et des enquêtes Qualtrics : création de cours, gestion des accès, collecte et analyse des données.
- Soutien logistique aux événements (conférences, séminaires, ateliers) : gestion des inscriptions, organisation des réunions hybrides, envoi des invitations et mise à jour des calendriers.
- Collaboration étroite avec les équipes de communication, de finance et de ressources humaines pour assurer la cohérence des processus administratifs.
**Profil recherché**
- Diplôme de niveau Bac+2 minimum (BTS Assistant de manager, DUT Gestion‑administrative, etc.) ou formation équivalente.
- Expérience de 1 à 2 ans dans un poste similaire, idéalement dans un environnement académique ou institutionnel.
- Excellentes compétences organisationnelles, capacité à gérer plusieurs priorités simultanément et à travailler sous pression.
- Maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office, Google Workspace) et des plateformes D2L et Qualtrics.
- Sens aigu du service client, excellente communication écrite et orale en français ; la maîtrise de l’anglais est un atout.
- Rigueur, discrétion et respect de la confidentialité des informations.
**Ce que nous offrons**
- Un contrat à durée déterminée de 3 mois, à temps plein (35 h/semaine) du lundi au vendredi, de 8h30 à 16h30.
- Un environnement de travail stimulant au sein d’une école d’ingénierie reconnue internationalement.
- La possibilité d’acquérir une expérience riche en gestion de projets académiques et en coordination d’événements de grande envergure.
- Un accès aux ressources de formation continue de l’université.
**Modalités**
- Poste en présentiel (onsite) au campus de la Schulich School of Engineering, Casablanca.
- Aucun télétravail possible en raison de la nature du poste.
- Rémunération selon la grille salariale de l’établissement, à définir en fonction du profil.
Rejoignez une équipe dynamique où votre rigueur et votre sens du service contribueront directement à la réussite des projets stratégiques de la Schulich School of Engineering.
