Assistant(e) de Direction – Avenues São Paulo (CDI)

Avenues São Paulo, école internationale membre du prestigieux réseau Nord Anglia Education, recherche un(e) Assistant(e) de Direction proactif(ve) et autonome pour soutenir le Directeur de l’École (Head of School) ainsi que le Responsable des Opérations Académiques. Vous intégrerez une communauté éducative dynamique, composée de familles, d’enseignants et d’étudiants issus de plus de 30 nationalités, et jouerez un rôle clé dans le bon fonctionnement quotidien de l’établissement. **Missions principales** 1. **Gestion administrative et soutien au Directeur** - Organisation et optimisation du calendrier du Directeur : planification des réunions, priorisation des créneaux stratégiques, gestion des invitations internes et externes. - Création, mise à jour et amélioration continue des processus administratifs afin de fluidifier les flux de travail et de réduire les tâches redondantes. - Coordination des déplacements nationaux et internationaux (réservations de vols, hébergements, transports, visas) ainsi que des activités de réception (dîners, visites officielles, conférences). - Gestion rigoureuse des notes de frais, rapprochements de cartes corporatives et suivi budgétaire des dépenses de la direction. - Organisation d’événements de haut niveau (visites d’écoles partenaires, sessions de formation, conférences) en veillant au respect des standards de qualité Avenues. 2. **Support aux Opérations Académiques et conformité réglementaire** - Assistance au Responsable des Opérations Académiques dans la tenue à jour des dossiers étudiants et enseignants, en conformité avec les exigences du ministère de l’Éducation brésilien. - Préparation, vérification et dépôt des documents officiels (relevés de notes, diplômes, attestations d’inscription) pour signature et archivage. - Participation active à la collecte, à la saisie et à la validation des données du recensement annuel de l’école (Censo Escolar). - Suivi des échéances réglementaires et rédaction de rapports de conformité pour les autorités locales. 3. **Communication et liaison** - Interface principale entre le bureau du Directeur, l’équipe des Opérations Académiques et la communauté scolaire (parents, enseignants, étudiants). - Gestion des communications internes (mémos, newsletters) et externes (relations publiques, partenaires). - Accueil chaleureux des visiteurs, prise en charge des demandes d’information et orientation vers les services appropriés. **Profil recherché** - Minimum 5 ans d’expérience en assistance de direction ou secrétariat exécutif, idéalement dans le secteur de l’éducation internationale ou d’une organisation à forte dimension multiculturelle. - Maîtrise parfaite du français et de l’anglais à l’écrit comme à l’oral ; la connaissance du portugais est un atout majeur. - Excellentes compétences organisationnelles, sens aigu de la confidentialité et capacité à gérer plusieurs priorités simultanément. - Maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office, Google Workspace) et des logiciels de gestion de voyages et de dépenses. - Sens du service, diplomatie et capacité à créer des relations de confiance avec des interlocuteurs de tous niveaux. **Ce que nous offrons** - Un environnement de travail stimulant au sein d’une école reconnue mondialement pour son excellence pédagogique. - Un package salarial compétitif, des avantages sociaux (assurance santé, tickets restaurant, transport) et des opportunités de formation continue. - Un poste en CDI, basé sur site à São Paulo, avec la possibilité de travailler en mode hybride selon les besoins opérationnels. Rejoignez Avenues São Paulo et contribuez à façonner l’expérience éducative de demain tout en développant votre carrière dans un cadre international et enrichissant.