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Job description
Rejoignez Ferring Pharmaceuticals, leader mondial du secteur pharmaceutique, au sein de la division Technical Operations. En tant qu’Assistant(e) de Direction du Global Quality Assurance (GQA), vous serez le bras droit du Senior Vice President et des Directeurs GQA, garantissant le bon fonctionnement quotidien d’une équipe internationale de haut niveau.
**Missions principales**
- Gestion de la correspondance interne et externe : filtrage, rédaction et diffusion des courriels, lettres et notes de service avec la plus grande confidentialité.
- Organisation et optimisation des agendas : planification des réunions, des déplacements (nationales et internationales) et coordination des réservations de voyages, hébergements et transports.
- Administration des notes de frais et suivi budgétaire : traitement, validation et archivage des dépenses conformément aux politiques internes.
- Coordination d’événements majeurs : organisation du congrès annuel GQA réunissant 120 participants (logistique, inscriptions, supports de présentation, suivi post‑événement).
- Gestion documentaire : administration des factures, bons de commande, contrats et suivi des échéances.
- Support aux réunions de management GQA : préparation des supports, prise de notes, rédaction de comptes‑rendus et suivi des actions.
- Administration des plateformes collaboratives (Cornerstone LMS, SharePoint, Teams) : mise à jour des contenus, gestion des accès et assistance aux utilisateurs.
- Contribution à la culture d’excellence, de conformité et d’amélioration continue : veille réglementaire, diffusion des bonnes pratiques et soutien aux initiatives qualité.
**Profil recherché**
- Minimum 5 ans d’expérience en assistance de direction ou secrétariat exécutif, idéalement dans le secteur pharmaceutique, biotech ou industries réglementées.
- Maîtrise parfaite du français et de l’anglais (écrit et oral) ; la connaissance d’une troisième langue (espagnol, allemand ou portugais) est un atout.
- Excellentes compétences organisationnelles, sens du détail et capacité à gérer plusieurs priorités simultanément.
- Discrétion absolue, intégrité et sens de la confidentialité.
- Maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office, Outlook) et des plateformes collaboratives (SharePoint, Teams, LMS Cornerstone).
- Aptitude à travailler avec des cadres supérieurs, à anticiper leurs besoins et à proposer des solutions proactives.
- Esprit d’équipe, bonne communication interpersonnelle et capacité à évoluer dans un environnement multiculturel et dynamique.
**Ce que nous offrons**
- Un poste en CDI au sein d’une entreprise innovante, reconnue pour son engagement envers la santé des patients.
- Un environnement de travail stimulant, hybride (3 jours sur site, 2 jours en télétravail) dans nos bureaux modernes situés à Lisbonne.
- Un package salarial compétitif, complété par des avantages sociaux (mutuelle santé, tickets restaurant, plan d’épargne entreprise).
- Des opportunités de formation continue et de développement professionnel, notamment via notre plateforme LMS.
- Une culture d’entreprise axée sur la collaboration, la diversité et l’excellence.
Intéressé(e) par ce défi passionnant ? Postulez dès maintenant et contribuez à la réussite globale de Ferring Pharmaceuticals.
