Assistant(e) Opérations & Coordination des Soins (H/F)

BruntWork, organisme spécialisé dans la coordination du soutien aux personnes en situation de handicap et le coaching de récupération psychosociale, recherche un(e) Assistant(e) Opérations & Coordination des Soins pour renforcer son équipe à Dandenong. Ce poste ne correspond pas à un rôle d’assistant(e) exécutif(ve) classique ; il constitue la colonne vertébrale opérationnelle de l’organisation. Vous travaillerez en étroite collaboration avec le directeur, assurant le suivi rigoureux des projets, la coordination des tâches entre les différents intervenants et la garantie que chaque échéance soit respectée. Vos principales missions seront : - Suivi quotidien des tâches de l’équipe, relance des actions en cours et respect des délais ; - Rédaction, mise en forme et organisation de documents simples (lettres de soutien, notes internes, comptes‑rendus) ; - Gestion des feuilles de temps du personnel, saisie et mise à jour des données dans les outils internes ; - Soutien à la facturation via le logiciel Xero (formation assurée) ; - Gestion des communications par e‑mail avec les participants, leurs familles et les prestataires externes, en veillant à la clarté et à la confidentialité des échanges ; - Maintenance et optimisation des systèmes de fichiers numériques, proposition d’améliorations de processus ; - Réalisation de diverses tâches administratives pour faciliter le travail du directeur et de l’équipe. Le poste requiert une connexion Internet haut débit stable et un espace de travail privé, sans distraction, ce qui vous permettra de travailler à distance tout en restant pleinement intégré(e) à l’équipe. Aucun bagage clinique ou juridique n’est nécessaire ; une formation complète, des modèles et des systèmes sont fournis dès votre arrivée. Profil recherché : - Très organisé(e) avec une attention exceptionnelle aux détails ; - Excellente communication écrite en anglais ; - Fiable, proactif(ve) et capable de résoudre les problèmes de façon autonome ; - Expérience en administration générale, idéalement dans le secteur de la santé, du handicap ou des services communautaires ; - Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) et aisance avec les outils de gestion de projet ; - Une première expérience avec Xero ou d’autres logiciels de comptabilité constitue un atout. Nous offrons : - Un contrat à durée indéterminée (CDI) ; - Un environnement de travail stimulant, centré sur l’impact social et le bien‑être des participants ; - Une formation continue et un accompagnement personnalisé ; - Des horaires de travail du lundi au vendredi, de 9 h à 17 h, avec la flexibilité du télétravail. Si vous êtes motivé(e) par la mission d’accompagnement des personnes vulnérables, que vous aimez structurer les processus et que vous souhaitez évoluer dans une organisation à forte dimension humaine, rejoignez BruntWork et participez activement à la réussite de nos projets.