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Job description
Le Ministère de la Justice, à travers sa fonction Finance, recherche un(e) Assistant(e) personnel(le) expérimenté(e) pour renforcer son équipe de direction stratégique. Rattaché(e) directement aux Directeurs adjoints et aux hauts fonctionnaires, vous jouerez un rôle clé dans la fluidité des activités quotidiennes et la mise en œuvre des priorités du ministère.
**Missions principales**
- Gestion proactive des agendas des directeurs, planification et coordination de réunions internes et externes, y compris la préparation des dossiers, des présentations et des comptes‑rendus.
- Traitement et filtrage des courriels, rédaction de réponses formelles, suivi des actions et relance des interlocuteurs afin d’assurer le respect des délais.
- Organisation d’événements institutionnels (séminaires, conférences, visites officielles) en veillant à la logistique, à la communication et à la conformité avec les procédures du ministère.
- Gestion des documents sensibles : archivage, diffusion sécurisée, respect strict des règles de confidentialité et de la législation en vigueur.
- Support administratif aux équipes de direction senior : préparation de rapports financiers, suivi des indicateurs de performance, mise à jour des bases de données et diffusion des informations clés.
- Interface avec les parties prenantes internes (services juridiques, ressources humaines, comptabilité) et externes (autres ministères, partenaires institutionnels, prestataires) pour garantir une communication fluide et efficace.
- Anticipation des besoins de la direction, proposition d’améliorations de processus et mise en place d’outils de suivi (tableaux de bord, listes de tâches).
**Profil recherché**
- Minimum 3 à 5 ans d’expérience réussie en assistance de direction ou en secrétariat exécutif, idéalement dans le secteur public ou une organisation à forte exigence de confidentialité.
- Excellentes compétences organisationnelles, capacité à gérer plusieurs priorités simultanément et à réagir rapidement aux changements de planning.
- Maîtrise parfaite du français à l’écrit et à l’oral ; une bonne connaissance de l’anglais est un atout.
- Maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office, Outlook, Teams, SharePoint) et aisance avec les solutions de gestion électronique de documents.
- Sens aigu de l’intégrité, discrétion absolue et respect des règles de confidentialité.
- Aptitudes relationnelles développées, capacité à travailler en équipe et à interagir avec des interlocuteurs de haut niveau.
- Connaissance des procédures administratives du secteur public et des enjeux financiers du ministère constitue un avantage.
**Ce que nous offrons**
- Un poste en CDI au sein d’une institution reconnue, avec une mission à forte valeur ajoutée pour la justice et la gouvernance financière du pays.
- Un environnement de travail stimulant, où la rigueur, la transparence et le service public sont au cœur des activités.
- Des opportunités de formation continue et de développement professionnel (formations en gestion de projet, communication institutionnelle, outils numériques).
- Un package salarial compétitif, conforme aux grilles du secteur public, ainsi que des avantages sociaux (assurance santé, congés payés, régime de retraite).
- Un cadre de travail moderne situé au cœur de la capitale, avec des possibilités d’aménagement du temps de travail selon les besoins du service.
Rejoignez une équipe dynamique où votre expertise administrative contribuera directement à la bonne gouvernance financière du Ministère de la Justice. Nous attendons votre candidature avec impatience.
