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Job description
En tant qu’Associate chargé(e) des services ESS (Enterprise Support Services) et administratifs au sein du bureau GDS Philippines d’EY, vous intégrerez une équipe dynamique dédiée au soutien de la direction senior. Vous jouerez un rôle clé dans la fluidité des opérations quotidiennes en assurant la gestion proactive des agendas, la coordination de réunions stratégiques et la planification de déplacements internationaux. Vos missions principales incluent :
- **Gestion d’agendas et de calendriers** : organisation et optimisation des emplois du temps des dirigeants, prise de rendez‑vous, suivi des priorités et anticipation des conflits de planning.
- **Organisation de réunions et conférences** : préparation des invitations, réservation de salles (physiques ou virtuelles), diffusion des supports, prise de notes et rédaction de comptes‑rendus détaillés.
- **Planification de voyages** : réservation de billets d’avion, hôtels, transports locaux, élaboration d’itinéraires et gestion des dépenses conformément aux politiques internes.
- **Coordination d’ateliers, visites et événements internes** : logistique, communication avec les participants, suivi des actions post‑événement.
- **Gestion documentaire** : archivage, mise à jour des bases de données, contrôle de la conformité des documents et diffusion sécurisée des informations.
- **Support aux formations** : préparation des supports pédagogiques, inscription des participants, suivi des évaluations et reporting.
- **Assistance aux outils internes** : prise en main de plateformes collaboratives (Microsoft Teams, SharePoint, Confluence), résolution de tickets de premier niveau et formation des utilisateurs.
- **Traitement et transcription de données** : saisie, vérification et analyse de données provenant de diverses sources, production de rapports ad hoc.
- **Tâches administratives diverses** : gestion du courrier, suivi des factures, préparation de présentations PowerPoint, assistance aux projets transversaux.
**Profil recherché**
Vous êtes doté(e) d’un excellent sens de l’organisation, d’une grande capacité d’adaptation et d’une aisance relationnelle. Vous avez au moins 2 à 4 ans d’expérience dans un rôle similaire, idéalement au sein d’un cabinet professionnel ou d’une multinationale. Vous maîtrisez les outils bureautiques (MS Office, Google Workspace) et êtes à l’aise avec les solutions de gestion de projets (Asana, Trello, Monday.com). Votre anglais est courant, tant à l’oral qu’à l’écrit, et vous possédez de bonnes compétences rédactionnelles en français. Vous savez travailler de façon autonome tout en étant un(e) joueur(se) d’équipe, capable de gérer plusieurs priorités simultanément et de respecter des délais serrés. La diplomatie, la confidentialité et la discrétion sont essentielles dans vos interactions quotidiennes.
**Ce que nous offrons**
- Un environnement de travail stimulant au sein d’un leader mondial du conseil et de l’audit.
- Des opportunités de développement professionnel (formations internes, certifications, mobilité internationale).
- Un package de rémunération attractif avec avantages sociaux (assurance santé, programme de bien‑être, congés payés).
- Un mode de travail hybride favorisant l’équilibre vie professionnelle / vie personnelle.
- Une culture d’entreprise inclusive, axée sur l’innovation, la collaboration et la responsabilité sociale.
Rejoignez EY et contribuez à la réussite de nos équipes dirigeantes tout en développant votre carrière dans un cadre international et dynamique.
