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Job description
ROOMHERO GmbH, acteur majeur du secteur de la rénovation et de la transformation de biens résidentiels et commerciaux, recherche un(e) Office Manager / Assistant(e) d'équipe (m/w/d) pour renforcer son siège basé à Frankfurt. En tant que pilier administratif de l’entreprise, vous jouerez un rôle clé dans le bon fonctionnement quotidien du bureau et le soutien opérationnel de la direction ainsi que des équipes projets.
**Missions principales**
- Accueil physique et téléphonique des visiteurs, clients et partenaires, en veillant à offrir une première impression professionnelle et chaleureuse.
- Gestion du courrier entrant et sortant, numérisation et archivage électronique selon les procédures internes.
- Organisation et optimisation de l’agenda de la direction : planification des réunions, coordination des déplacements (réservations de vols, hôtels, transports) et préparation des dossiers de voyage.
- Coordination logistique des réunions internes et externes : réservation de salles, mise en place du matériel audiovisuel, préparation des supports de présentation et service de restauration si nécessaire.
- Gestion des fournitures de bureau et du stock de matériel (commande, suivi des livraisons, inventaire) en collaboration avec les fournisseurs.
- Participation active à l’onboarding des nouveaux collaborateurs : préparation des postes de travail, création des comptes utilisateurs, diffusion des informations pratiques et organisation des sessions d’accueil.
- Soutien aux projets RH : suivi des absences, mise à jour des dossiers du personnel, assistance à la préparation des évaluations de performance.
- Organisation d’événements internes (team‑building, séminaires) et externes (salons, conférences) : élaboration du cahier des charges, gestion du budget, coordination des prestataires.
- Contribution à l’amélioration continue des processus administratifs (digitalisation, automatisation, rédaction de procédures).
**Profil recherché**
- Diplôme de niveau Bac+2/3 en administration, gestion ou domaine équivalent.
- Expérience de 2 à 4 ans dans un poste similaire, idéalement au sein d’une société de services ou d’ingénierie.
- Maîtrise parfaite du français et de l’allemand, à l’écrit comme à l’oral ; l’anglais constitue un atout supplémentaire.
- Excellentes compétences organisationnelles, sens du détail et capacité à gérer plusieurs priorités simultanément.
- Maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office, Google Workspace) et des systèmes de gestion documentaire ; la connaissance d’un ERP (ex. SAP, DATEV) est un plus.
- Qualités relationnelles développées, sens du service et aptitude à travailler de façon autonome tout en étant un véritable moteur d’équipe.
**Ce que nous offrons**
- Un contrat à durée indéterminée (CDI) avec un package salarial compétitif.
- Un environnement de travail moderne au cœur de Frankfurt, avec des bureaux ergonomiques et des espaces de collaboration.
- Des opportunités de formation continue et de développement professionnel au sein d’une entreprise en forte croissance.
- Un programme d’avantages sociaux incluant assurance santé, tickets restaurant, abonnement aux transports publics et participation aux événements d’entreprise.
- Une culture d’entreprise axée sur l’innovation, la qualité et le bien‑être des collaborateurs.
Rejoignez ROOMHERO GmbH et participez activement à la réussite de projets ambitieux tout en développant votre carrière dans un cadre dynamique et stimulant.
