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وصف الوظيفة
GRAHAM, acteur majeur du secteur de la construction, recherche un Administrateur de site dynamique et expérimenté pour renforcer son équipe basée à Glasgow, au 11 Church Street (G11 5JU). Ce poste à temps plein, en CDI et entièrement sur site, est essentiel au bon déroulement des projets de construction de l’entreprise. Vous serez le pilier administratif du chantier, garantissant la fluidité des échanges, la conformité documentaire et le soutien opérationnel de l’ensemble des équipes projet.
**Vos missions principales**
- Assurer le support administratif quotidien de l’équipe projet : rédaction, suivi et archivage de la correspondance contractuelle, gestion des appels téléphoniques et du courrier entrant et sortant.
- Mettre en place et maintenir des systèmes de classement et d’archivage performants, incluant la gestion électronique des documents (GED) et le suivi des plans, spécifications et rapports techniques.
- Préparer, contrôler et diffuser les modèles et normes de documents (rapports, comptes‑rendus, fiches de suivi) afin d’assurer une homogénéité et une conformité aux exigences du client et de la réglementation.
- Organiser les impressions, copies, scans et la distribution des documents nécessaires aux réunions de chantier, ainsi que la mise à jour des panneaux d’affichage du site et du complexe.
- Réaliser le rapprochement des factures (marchandises reçues, prestations) et transmettre les dossiers à la comptabilité pour paiement.
- Coordonner les déplacements du personnel du site (réservations de transport, hébergement) et consigner les heures de présence et les messages téléphoniques avec précision.
- Faciliter la préparation et le suivi des réunions internes et externes, incluant la rédaction des comptes‑rendus et la diffusion des actions à mener.
**Profil recherché**
- Minimum 3 ans d’expérience réussie dans un poste administratif similaire, idéalement au sein d’un chantier ou d’une entreprise du BTP.
- Maîtrise avancée du pack Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et bonne connaissance des outils de gestion documentaire.
- Capacité à travailler de façon autonome, à gérer plusieurs priorités simultanément et à respecter des délais serrés.
- Excellentes compétences en communication écrite et orale, sens du service et aisance téléphonique.
- Rigueur, sens de l’organisation et esprit d’équipe, avec une forte capacité d’adaptation à un environnement de travail rapide et évolutif.
**Atouts appréciés**
- Connaissance du secteur de la construction et des processus de chantier.
- Expérience avec des logiciels de gestion de projet ou de suivi de documents (ex. : Procore, Aconex).
- Certification en gestion administrative ou en management de projet.
**Pourquoi rejoindre GRAHAM ?**
- Intégrer une équipe dynamique, solidaire et engagée sur des projets à fort impact sociétal.
- Bénéficier d’un package d’avantages attractif : régime de retraite, assurance vie, 35 jours de congés payés, tickets restaurant, programme de formation continue et possibilités d’évolution interne.
- Travailler dans un environnement moderne, au cœur d’un site de construction stimulant, avec des perspectives de développement professionnel au sein d’une entreprise reconnue pour son excellence opérationnelle.
Si vous êtes motivé(e) par le challenge administratif d’un chantier de grande envergure et que vous souhaitez contribuer activement à la réussite des projets de GRAHAM, postulez dès maintenant !
