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وصف الوظيفة
Rejoignez l’équipe de soutien administratif d’East Dunbartonshire HSCP au sein du Kirkintilloch Health and Care Centre, sous l’égide du NHS Greater Glasgow and Clyde (NHSGGC). En tant qu’Assistant administratif / Secrétaire, vous jouerez un rôle clé dans le bon fonctionnement quotidien d’une structure multidisciplinaire et multi‑agence, en assurant un service de secrétariat et d’administration de haute qualité.
**Missions principales**
- Accueillir les patients, les visiteurs et les partenaires externes, gérer les appels téléphoniques entrants et les demandes en face à face avec professionnalisme et empathie.
- Prendre des notes précises lors des réunions, rédiger des comptes‑rendus clairs et structurés, et assurer la transcription audio‑vidéo lorsque nécessaire.
- Gérer les agendas des équipes cliniques, planifier les rendez‑vous, organiser les réunions et coordonner les déplacements.
- Préparer et mettre en place les cliniques externes (matériel, documentation, signalétique) en respectant les procédures de santé et de sécurité.
- Classer, archiver et numériser les dossiers patients et administratifs conformément à la législation sur la protection des données (GDPR).
- Alimenter et mettre à jour les systèmes d’information du bureau (logiciels de gestion de dossiers, bases de données, SharePoint).
- Contribuer à la rédaction et à la diffusion de communications internes (bulletins, notes de service) et à la mise à jour du site intranet.
- Soutenir les projets transversaux (audit interne, amélioration des processus) en fournissant des données fiables et en participant aux réunions de suivi.
**Profil recherché**
Vous êtes doté(e) d’excellentes compétences en communication écrite et orale, d’une grande rigueur organisationnelle et d’une capacité avérée à travailler en équipe. Vous maîtrisez la dactylographie rapide et précise (minimum 70 wpm) et êtes à l’aise avec les outils bureautiques (Microsoft Office, Outlook, Excel, PowerPoint) ainsi qu’avec les logiciels de gestion de dossiers médicaux. Vous avez une bonne connaissance des exigences de confidentialité et de la législation sur la protection des données. Une première expérience dans un environnement de santé ou de services publics est souhaitable, mais un profil junior motivé pourra également être considéré.
**Qualités attendues**
- Sens du service et orientation patient
- Capacité à prioriser les tâches et à gérer le stress en période de forte activité
- Esprit d’initiative, autonomie et souci du détail
- Discrétion et respect de la confidentialité
- Maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit
**Ce que nous offrons**
- Un contrat à durée indéterminée (CDI) au sein d’une organisation reconnue pour son excellence dans le secteur de la santé.
- Un environnement de travail stimulant, au cœur d’une équipe pluridisciplinaire engagée.
- Des opportunités de formation continue et de développement professionnel (cours de dactylographie avancée, formation GDPR, etc.).
- Un package salarial compétitif, des avantages sociaux (assurance santé, congés payés, régime de retraite) et la possibilité de concilier vie professionnelle et personnelle.
- Un poste en présentiel (onsite) au Kirkintilloch Health and Care Centre, facilitant les échanges directs avec les équipes cliniques et administratives.
Si vous êtes prêt(e) à contribuer à la qualité du service administratif d’un centre de santé de référence et à évoluer dans un cadre dynamique, postulez dès maintenant et rejoignez le NHS Greater Glasgow and Clyde.
