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وصف الوظيفة
Relevant directement du Directeur exécutif des opérations exécutives (EDEO), l’Assistant exécutif assure un soutien administratif de haut niveau au Sous‑ministre de l'Enseignement supérieur. Ce poste clé garantit le bon fonctionnement du bureau du Sous‑ministre (DMO) en orchestrant l’ensemble des activités quotidiennes et stratégiques.
**Missions principales**
- Gestion proactive du calendrier du Sous‑ministre : planification, coordination et suivi des rendez‑vous, réunions internes et externes, conférences et déplacements internationaux.
- Organisation et animation des réunions : préparation des ordres du jour, rédaction des comptes‑rendus, élaboration des dossiers de briefing, diffusion des documents aux parties prenantes et suivi des actions découlant des réunions.
- Coordination d’événements et de briefings : logistique (réservations de salles, équipements audiovisuels, restauration), gestion des invitations, accueil des intervenants et suivi des retours.
- Gestion des déplacements : réservation de billets d’avion, hébergement, transport terrestre, élaboration des itinéraires et des dossiers de voyage, conformité aux politiques de déplacement du ministère.
- Traitement de l’information confidentielle : archivage sécurisé, diffusion sélective, respect des normes de confidentialité et de protection des données.
- Rédaction et édition de rapports, notes de synthèse, présentations PowerPoint et documents de communication destinés aux décideurs, partenaires institutionnels et médias.
- Supervision de l’administration financière du bureau : traitement des factures, suivi des demandes de dépenses, gestion des achats, suivi des contrats fournisseurs et contrôle du respect du budget alloué.
- Interface avec les parties prenantes internes (ministères, agences gouvernementales) et externes (universités, organisations professionnelles, partenaires internationaux) pour assurer une communication fluide et efficace.
**Profil recherché**
- Diplôme universitaire (Bac+3 minimum) en administration, gestion publique ou domaine connexe.
- Expérience de 5 à 8 ans dans un rôle d’assistant(e) de direction ou d’assistant(e) exécutif(ve) au sein d’une organisation publique ou d’une grande entreprise, idéalement dans le secteur de l’éducation ou des affaires publiques.
- Maîtrise parfaite du français (écrit et oral) et bonne connaissance de l’anglais professionnel.
- Excellentes compétences organisationnelles, sens du détail et capacité à gérer plusieurs priorités simultanément.
- Discrétion absolue, intégrité et respect des règles de confidentialité.
- Aptitude à anticiper les besoins, à résoudre les problèmes de façon proactive et à prendre des initiatives.
- Maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office, Outlook, Teams) et des plateformes de gestion de projets (ex. : SharePoint, Trello).
- Connaissance des procédures budgétaires et des processus d’achat du secteur public est un atout.
**Qualités personnelles**
- Sens du service et orientation résultats.
- Excellentes capacités de communication écrite et orale.
- Esprit d’équipe, capacité à travailler en collaboration avec des interlocuteurs de haut niveau.
- Flexibilité et adaptabilité face à un environnement dynamique et en constante évolution.
**Ce que nous offrons**
- Un poste à responsabilité au cœur de la politique d’enseignement supérieur du pays.
- Un environnement de travail stimulant, au sein d’une équipe engagée et professionnelle.
- Des opportunités de formation continue et de développement de compétences.
- Un package de rémunération compétitif, conforme aux grilles salariales du secteur public.
- Des avantages sociaux (assurance santé, régime de retraite, congés payés).
Rejoignez le Ministère de l'Enseignement supérieur et contribuez activement à la mise en œuvre des stratégies nationales en matière d’enseignement postsecondaire, d’apprentissage tout au long de la vie et de développement de la main‑d’œuvre.
