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وصف الوظيفة
Le Réseau Action TI, organisme à but non lucratif dédié à la mobilisation, la formation et l’inspiration de la communauté technologique du Québec, recherche un·e Coordonnateur·trice des événements pour piloter l’ensemble du cycle de vie de ses manifestations. Sous la responsabilité de la direction et en étroite collaboration avec l’équipe permanente ainsi que les bénévoles des comités organisateurs, vous serez le garant de la réussite logistique, technique et financière de chaque projet événementiel.
**Missions principales**
- Élaborer le calendrier annuel des événements (conférences, ateliers, hackathons, tables‑rondes) en alignement avec la stratégie du Réseau et les attentes des partenaires.
- Concevoir et gérer les appels d’offres, négocier les contrats fournisseurs, préparer les bons de commande et assurer le suivi administratif.
- Coordonner la réservation des salles, la mise en place des installations techniques (audio‑visuel, streaming, connexion internet) et veiller au respect des normes de sécurité.
- Assurer le lien entre les intervenants internes (équipe, bénévoles) et externes (conférenciers, formateurs, partenaires) : briefing, logistique de déplacement, hébergement, accueil sur site.
- Travailler en partenariat avec la responsable des communications pour développer les plans de promotion, optimiser le positionnement des événements et atteindre les objectifs de participation et de rentabilité.
- Gérer les inscriptions, les listes d’attente et les communications pré‑événement (e‑mailings, rappels, informations pratiques).
- Superviser le déroulement des manifestations : coordination pré‑, pendant et post‑événement, gestion des imprévus, animation des équipes sur le terrain.
- Élaborer les bilans financiers (revenus, dépenses, écarts budgétaires) et les rapports de satisfaction (sondages, analyses) afin d’alimenter les décisions stratégiques.
- Produire les comptes‑rendus des réunions de comité, assurer le suivi des actions et soutenir les bénévoles dans leurs missions.
- Concevoir des formats d’activités complémentaires (sessions de networking, démonstrations technologiques, concours) pour enrichir l’expérience des participants.
- Contribuer aux projets de subventions, aux initiatives de financement et à toute autre tâche connexe liée aux objectifs du Réseau.
**Profil recherché**
- Minimum 3 ans d’expérience avérée en coordination d’événements, idéalement dans le secteur des technologies de l’information ou du milieu associatif.
- Excellente maîtrise des aspects logistiques (gestion de sites, fournisseurs, sécurité) et des outils de planification (MS Project, Trello, Asana).
- Compétences solides en gestion budgétaire, rédaction de contrats et suivi financier.
- Sens aigu de l’organisation, rigueur et capacité à gérer plusieurs projets simultanément dans des délais serrés.
- Aptitudes en communication écrite et orale, capacité à négocier et à entretenir des relations de partenariat durables.
- Connaissances en marketing événementiel et en stratégies de promotion digitale (réseaux sociaux, e‑mailing, SEO) sont un atout.
- Maîtrise des outils de billetterie et de sondage (Eventbrite, SurveyMonkey, Google Forms).
- Esprit d’équipe, autonomie, proactivité et capacité à mobiliser les bénévoles.
- Bilinguisme français/anglais souhaité.
**Ce que nous offrons**
- Un poste en CDI à temps plein au sein d’une organisation dynamique et engagée.
- Un environnement de travail hybride avec la majorité des activités sur site à Québec.
- Des opportunités de développement professionnel et de formation continue.
- La chance de contribuer à la visibilité et à l’impact du secteur technologique québécois.
Rejoignez le Réseau Action TI et jouez un rôle clé dans la création d’expériences mémorables qui inspirent la communauté technologique du Québec.
