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وصف الوظيفة
FTI Consulting, leader mondial du conseil basé sur l’expertise, recherche un(e) Réceptionniste dynamique pour rejoindre son équipe administrative à Singapour. Depuis plus de 40 ans, FTI accompagne les entreprises du Fortune 500, les cabinets d’avocats et les fonds de private equity dans leurs défis les plus complexes. En tant que premier point de contact du bureau, vous incarnerez l’image de l’entreprise auprès des visiteurs, clients et partenaires, tout en assurant un soutien administratif de haute qualité.
**Missions principales**
- Accueillir chaleureusement les visiteurs, enregistrer leurs entrées dans le registre, les escorter jusqu’à la salle de réunion et veiller à la mise à disposition de rafraîchissements adaptés.
- Confirmer les besoins logistiques (configuration de la salle, matériel audiovisuel, disposition des sièges) avec le responsable de la réunion et informer l’hôte dès l’arrivée des invités.
- Collaborer étroitement avec le personnel de la cuisine pour préparer les salles au moins 15 minutes avant le début de chaque réunion, garantissant ainsi un déroulement fluide.
- Maintenir le comptoir d’accueil propre, ordonné et professionnel, en veillant à la bonne présentation des supports de communication (brochures, cartes de visite, etc.).
- Gérer les appels téléphoniques entrants : filtrer, transférer, prendre des messages précis et les transmettre sous 5 minutes via Teams ou email, assurant une réactivité exemplaire.
- Administrer le courrier entrant et sortant, les colis et les services de coursier locaux et internationaux (étiquetage, affranchissement, envoi recommandé), en respectant les procédures de suivi et de traçabilité.
- Piloter le système de réservation des salles (Condeco) : créer, modifier ou annuler des réservations, résoudre les conflits de planning et répondre aux demandes des équipes.
- Installer les salles selon les configurations demandées (U‑shape, théâtre, classe) et assurer le réaménagement après chaque réunion, incluant le rangement du matériel et le nettoyage de la zone.
- Effectuer diverses tâches administratives ponctuelles (préparation de documents, saisie de données, mise à jour de bases de contacts) afin de soutenir les équipes opérationnelles.
**Profil recherché**
- Minimum 1 an d’expérience en réception, accueil ou secrétariat, idéalement dans un environnement multinational ou de conseil.
- Excellentes compétences en communication orale et écrite en anglais ; la maîtrise du français est un atout.
- Sens aigu du service client, présentation soignée et capacité à gérer plusieurs demandes simultanément.
- Maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office, Teams) et des systèmes de réservation de salles (Condeco ou équivalent).
- Rigueur, organisation et autonomie, avec une forte capacité à anticiper les besoins des équipes.
- Attitude positive, esprit d’équipe et volonté de contribuer à un environnement de travail inclusif et collaboratif.
**Ce que nous offrons**
- Un poste en CDI au sein d’une entreprise reconnue mondialement, avec des perspectives d’évolution vers des fonctions de coordination administrative ou de gestion de facilities.
- Un environnement de travail moderne, situé au cœur du quartier des affaires de Singapour, avec des installations de pointe.
- Un programme de formation continue et de développement professionnel (formations internes, certifications, ateliers de communication).
- Des avantages sociaux compétitifs (assurance santé, congés payés, programme de bien‑être).
- Une culture d’entreprise axée sur l’excellence, la diversité et l’innovation, où chaque collaborateur est encouragé à partager ses idées.
Rejoignez FTI Consulting et participez activement à la création d’une première impression mémorable pour nos clients et partenaires, tout en développant vos compétences dans un cadre stimulant et international.
