Chargé(e) administratif(ve) Achats

À propos du poste

Rattaché(e) au Directeur des Achats, le/la Chargé(e) Administratif(ve) assure le support administratif de la Direction des Achats de l'Hôpital Universitaire International de Rabat. Il/elle garantit la fiabilité, la traçabilité et la conformité des documents liés aux processus d'achat, contribue au suivi administratif des dossiers fournisseurs et participe au bon fonctionnement des activités de la direction.

Missions principales

• Gestion administrative des achats : assurer le suivi administratif des dossiers achats tout au long de leur cycle de vie et veiller à la complétude et à la conformité de leurs documents.
• Gestion des commandes et suivi administratif : enregistrer, suivre et archiver les bons de commande et les marchés, suivre les livraisons, relancer les parties prenantes en cas de retard, contrôler la cohérence entre bons de commande, bons de réception et factures, suivre les litiges documentaires avec les fournisseurs et participer au suivi des contrats et de leurs échéances.
• Gestion des fournisseurs : mettre à jour la base de données fournisseurs, gérer les dossiers de référencement, collecter et vérifier les documents administratifs et réglementaires des fournisseurs et assurer les échanges administratifs courants.
• Reporting et suivi de la performance : élaborer et mettre à jour les tableaux de bord administratifs de la Direction des Achats, assurer le suivi des bons de commande et des contrats et produire les reportings demandés par la hiérarchie.
• Gestion documentaire et archivage : organiser et mettre à jour les archives physiques et numériques, garantir la traçabilité et la disponibilité des documents achats, respecter les règles de classement et préparer les dossiers nécessaires aux audits internes et externes.
• Conformité et confidentialité : respecter les procédures internes, garantir la confidentialité des informations traitées et s'assurer de la conformité des dossiers avec les exigences documentaires en vigueur.

Les indicateurs de performance du poste sont le taux de conformité des dossiers achats, le respect des délais de traitement administratif, la qualité de l'archivage physique et numérique et le respect des procédures d'achat.