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Description du poste
En tant qu’Executive Administrator au sein de Visa, vous jouerez un rôle clé dans la fluidité des échanges et la performance quotidienne des Function Heads (FH). Vous serez le pilier administratif qui garantit la continuité des activités, le respect des procédures internes et la conformité aux exigences légales et réglementaires. Vos missions principales incluront :
- **Gestion de l’agenda et des parties prenantes** : organisation et optimisation des plannings des FH, coordination des réunions internes et externes, suivi des revues de gestion et des revues trimestrielles client. Vous assurerez la préparation des supports de réunion (présentations, rapports, comptes‑rendus) et veillerez à la diffusion des informations aux parties concernées.
- **Support secretarial de haut niveau** : rédaction de courriers, notes de frais, rapports et correspondances officielles, traitement du courrier entrant et sortant, gestion des appels téléphoniques et des demandes de renseignements. Vous serez l’interlocuteur privilégié entre les FH, la direction exécutive et les équipes internationales.
- **Organisation de déplacements** : planification des voyages d’affaires, réservation des vols, hôtels et transports conformément aux politiques Visa, prise en charge des formalités de visa et d’immigration pour les FH et leurs familles, suivi des dépenses liées aux déplacements.
- **Gestion de l’hospitalité et des événements corporatifs** : conception et mise en œuvre d’événements d’entreprise (dîners d’affaires, conférences, séminaires), sélection et coordination des fournisseurs, création de SIRAs, suivi des approbations et réalisation des diligences raisonnables.
- **Conformité et suivi administratif** : respect des normes de conformité internes, archivage des documents sensibles, mise à jour des bases de données de parties prenantes, suivi des indicateurs de performance administrative.
- **Assistance en cas d’absence** : prise en charge des responsabilités du FH pendant ses absences, garantissant la continuité des opérations et la disponibilité des informations critiques.
**Profil recherché**
Vous êtes doté(e) d’une excellente maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit. Vous avez une expérience confirmée (5 ans minimum) dans un poste d’assistant(e) de direction ou d’administrateur(trice) exécutif(ve) au sein d’un grand groupe international, idéalement dans le secteur des services financiers ou technologiques. Vous êtes reconnu(e) pour votre sens de l’organisation, votre discrétion, votre capacité à gérer des priorités multiples et votre aisance relationnelle avec des interlocuteurs de haut niveau.
**Ce que nous offrons**
- Un environnement de travail stimulant au sein d’une entreprise leader mondial, avec des opportunités de développement professionnel.
- Un package salarial attractif, incluant des avantages sociaux compétitifs.
- Un bureau moderne situé au cœur de la ville, avec des possibilités de travail hybride selon les besoins du service.
- Un accès à des programmes de formation continue et à des réseaux internes pour enrichir vos compétences.
Rejoignez Visa et contribuez activement à la réussite de nos dirigeants tout en évoluant dans un cadre dynamique et international.
