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Job description
NHS Greater Glasgow and Clyde (NHSGGC) est l’un des plus grands systèmes de santé du Royaume-Uni, regroupant près de 40 000 collaborateurs œuvrant dans des domaines cliniques et non‑cliniques. Le service assure la prise en charge hospitalière, les soins primaires, communautaires et de santé mentale pour plus d’un million de patients, voire deux millions lorsqu’on inclut les services régionaux et nationaux. Dans ce contexte dynamique et exigeant, nous recherchons un(e) Assistant(e) Senior de Support Administratif pour renforcer l’équipe de soutien des services pour adultes du Nord‑Ouest, en particulier au sein de la pharmacie communautaire.
**Missions principales**
- Assurer un support administratif complet aux cadres dirigeants et à l’équipe de pharmacie, incluant la gestion d’agendas complexes, la coordination de réunions, la rédaction de comptes‑rendus et la prise de notes précises.
- Produire et mettre à jour des rapports, tableaux de bord et documents Excel avancés afin de faciliter la prise de décision et le suivi des indicateurs de performance.
- Gérer la correspondance interne et externe, veiller à la diffusion efficace des informations et garantir la confidentialité des données sensibles.
- Soutenir les processus de paie, d’absence et de dépenses, en maintenant des dossiers rigoureux et conformes aux exigences légales et internes.
- Collaborer étroitement avec les membres de l’équipe pour assurer une couverture croisée, garantir la continuité du service et optimiser les flux de travail.
- Participer aux entretiens de recrutement en présentiel et aux tests de scénario afin d’évaluer les compétences des candidats.
**Environnement de travail**
Le poste est basé à la Clinique William Street, à Glasgow, du mardi au jeudi de 09 h00 à 17 h00 et le vendredi de 09 h00 à 16 h30. Vous évoluerez dans un cadre stimulant où l’autonomie, la prise d’initiative et la capacité à gérer des priorités concurrentes sont essentielles. Vous bénéficierez d’un accès à des formations internes, d’un programme d’assistance aux employés, du dispositif « Cycle to Work », ainsi que de bourses de formation continue.
**Profil recherché**
- Expérience significative (minimum 5 ans) dans un rôle de support administratif ou de secrétariat senior, idéalement dans le secteur de la santé ou un environnement similaire.
- Maîtrise avancée d’Excel (formules complexes, tableaux croisés dynamiques, macros) et de la suite Microsoft Office.
- Connaissance des systèmes NHS (EESS/SSTS) fortement souhaitée.
- Excellentes compétences organisationnelles, capacité à prioriser les tâches et à travailler sous pression.
- Aptitudes avérées en communication écrite et orale, avec une grande rigueur dans la gestion d’informations confidentielles.
- Esprit d’équipe, sens du service et capacité à collaborer avec des interlocuteurs variés (cliniciens, pharmaciens, cadres administratifs).
**Ce que nous offrons**
- Un contrat à durée indéterminée (CDI) avec des conditions de travail attractives.
- Un environnement de travail inclusif, axé sur le bien‑être des employés et le développement professionnel.
- Accès à des programmes de formation continue, à des avantages sociaux compétitifs et à des opportunités d’évolution au sein du NHS.
Rejoignez une organisation reconnue pour son excellence et contribuez activement à la qualité des soins prodigués aux communautés de Glasgow et au-delà.
