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Job description
Konica Minolta, leader mondial des solutions d’impression, de gestion documentaire et de services numériques, recherche un(e) **Spécialiste Opérations Administratives** pour renforcer son équipe aux États‑Unis. Vous intégrerez le service administratif d’une succursale dynamique et serez le garant d’un traitement fluide, rapide et conforme des commandes, de la facturation après‑vente et du support client. Vous jouerez un rôle clé d’interface entre les équipes locales et le centre de services centralisé (Windsor), assurant la cohérence des processus et le respect des politiques opérationnelles de l’entreprise.
**Missions principales**
- Saisir, suivre et programmer les livraisons de toutes les commandes des succursales assignées, en veillant à la ponctualité et à la conformité des documents.
- Vérifier la conformité des bons de commande et des contrats avec les procédures internes, corriger les écarts et alerter les parties prenantes.
- Créer, mettre à jour et archiver les dossiers maîtres des clients de la branche, garantissant l’exactitude des informations de facturation et de service.
- Pré‑éditer les commandes destinées au National Account Customer Care Center, en assurant la transmission des données essentielles.
- Mettre en place les contrats de maintenance, générer les factures spécialisées, collecter les compteurs de secours, effectuer les corrections de factures et assurer le suivi des paiements.
- Gérer les financements de location, suivre les échéances et veiller à un recouvrement rapide et efficace.
- Administrer les accès clients à la plateforme MyKMBS.com, créer ou modifier les droits d’accès selon les besoins.
- Répondre aux demandes des clients (questions, réclamations, informations) et assister le personnel de la succursale sur les aspects administratifs.
- Effectuer des tâches de soutien administratif général (classement, archivage, rédaction de courriers, préparation de rapports).
**Profil recherché**
- Diplôme d’études secondaires ou supérieur, idéalement en administration, gestion ou domaine connexe.
- Maîtrise intermédiaire de Microsoft Excel et Word ; capacité à créer des tableaux de suivi, des rapports et des présentations claires.
- Excellentes compétences en communication écrite et orale, sens du service client et capacité à travailler en équipe.
- Aptitude à gérer plusieurs dossiers simultanément dans un environnement à haute pression, avec rigueur et sens de l’organisation.
- Expérience avérée avec SAP ou capacité à apprendre rapidement des ERP similaires.
- Une expérience dans le secteur de l’impression, de la technologie ou des services aux entreprises constitue un atout majeur.
**Ce que nous offrons**
- Un poste en CDI au sein d’une entreprise reconnue pour son innovation et sa culture collaborative.
- Un environnement de travail stimulant, avec des possibilités d’évolution vers des fonctions de coordination ou de gestion de projet.
- Un package de rémunération compétitif, complété par des avantages sociaux (assurance santé, plan de retraite, programmes de formation continue).
- Un accès à des outils technologiques de pointe et à des formations SAP pour développer vos compétences.
- Une équipe bienveillante où chaque contribution est valorisée et où la diversité est encouragée.
Rejoignez Konica Minolta et participez activement à la satisfaction de nos clients tout en développant votre expertise en opérations administratives. Postulez dès maintenant pour faire partie d’une aventure professionnelle enrichissante et dynamique.
