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وصف الوظيفة
Nous recherchons un(e) Secrétaire administratif(ve) dynamique et rigoureux(se) pour rejoindre notre équipe NAFFCO, leader mondial dans le domaine de la sécurité incendie, au sein de notre bureau de Dubai. Sous la responsabilité directe de la direction générale, vous assurerez le bon fonctionnement quotidien du service administratif en apportant un soutien complet aux cadres et aux différents départements.
Vos principales missions seront les suivantes :
- Gestion et optimisation des agendas de la direction et des équipes, planification des réunions, coordination des rendez‑vous internes et externes ainsi que la mise en place de la logistique (salles, équipements, services de restauration).
- Préparation des dossiers de réunion : rédaction d’agendas, prise de notes, rédaction de comptes‑rendus et diffusion des documents aux participants.
- Gestion de la correspondance : rédaction, relecture et diffusion des courriers, emails, rapports et présentations, en veillant à la qualité rédactionnelle et à la conformité aux standards de l’entreprise.
- Organisation et maintien du système de classement (physique et numérique) en garantissant la confidentialité des informations sensibles et le respect des procédures de protection des données.
- Accueil téléphonique et physique des visiteurs, orientation des appels, prise de messages et gestion du service client avec professionnalisme et courtoisie.
- Support administratif aux projets transversaux : suivi des dossiers, mise à jour des bases de données, préparation de supports de formation ou de communication interne.
- Participation active à l’organisation d’événements internes (séminaires, ateliers, formations) et à la coordination logistique des déplacements professionnels (réservations de vols, hôtels, transports).
Profil recherché :
- Minimum 2 ans d’expérience réussie dans un poste de secrétariat ou d’assistance administrative, idéalement dans un environnement de bureau à forte activité.
- Excellentes compétences en communication écrite et orale en français et en anglais ; la maîtrise de l’arabe constitue un atout supplémentaire.
- Maîtrise avancée de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) et aisance avec les outils de gestion électronique de documents et les plateformes de visioconférence.
- Sens aigu de l’organisation, capacité à gérer plusieurs priorités simultanément et à respecter des délais serrés.
- Discrétion, intégrité et respect absolu de la confidentialité des informations.
- Proactivité, esprit d’initiative et capacité à travailler de façon autonome tout en étant un véritable acteur d’équipe.
Nous offrons :
- Un contrat à durée indéterminée (CDI) avec un package salarial attractif et des avantages sociaux compétitifs.
- Un environnement de travail stimulant au sein d’une entreprise internationale reconnue pour son innovation et son excellence.
- Des opportunités de formation continue et de développement de carrière.
- Un cadre de travail moderne à Dubai, avec des installations de pointe.
Si vous êtes une personne organisée, adaptable et désireuse de contribuer au succès d’une entreprise leader dans son secteur, nous vous invitons à postuler dès maintenant.
