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Job description
Le Sunshine Coast Council recrute un Agent Administratif (Administration Officer) en contrat à durée indéterminée (CDI) pour renforcer son équipe dédiée aux programmes de construction et de gestion d’actifs (routes, ponts, drainage, voies piétonnes, mobilier urbain). Vous serez le pivot administratif garantissant la fluidité des processus, la qualité du service client et le respect des exigences de sécurité et de conformité.
**Missions principales**
- Assurer le traitement quotidien de la correspondance (courriels, lettres, rapports) et veiller à la diffusion rapide et précise des informations aux équipes opérationnelles et aux parties prenantes externes.
- Gérer les dossiers administratifs et les archives numériques en respectant les procédures de classement, de traçabilité et de confidentialité.
- Alimenter et mettre à jour les systèmes d’information (ERP, bases de données, outils de suivi de projets) afin de garantir l’exactitude des données relatives aux projets de construction et de maintenance.
- Traiter les transactions financières courantes (facturation, bons de commande, suivi des dépenses) en collaboration avec le service comptabilité, en veillant à la conformité aux politiques budgétaires du Conseil.
- Coordonner les flux de travail entre les équipes de terrain, les ingénieurs, les fournisseurs et les partenaires externes, en planifiant les réunions, en préparant les comptes‑rendus et en assurant le suivi des actions.
- Contribuer à la rédaction et à la diffusion des rapports d’avancement, des indicateurs de performance et des documents de conformité (sécurité, environnement, normes de construction).
- Soutenir les initiatives d’amélioration continue en proposant des optimisations de processus, en participant à des projets de digitalisation et en favorisant le partage des bonnes pratiques.
- Promouvoir un environnement de travail sûr en appliquant les procédures de santé et de sécurité, en signalant les risques et en participant aux audits internes.
**Profil recherché**
- Diplôme de niveau Bac+2 minimum en administration, gestion de projets, ou domaine connexe.
- Expérience de 2 à 5 ans dans un poste administratif similaire, idéalement dans le secteur public ou la construction d’infrastructures.
- Maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office, notamment Excel et PowerPoint) et des systèmes de gestion de documents.
- Connaissances de base en comptabilité et en suivi budgétaire.
- Excellentes compétences en communication écrite et orale, sens du service client et capacité à gérer des interlocuteurs variés.
- Rigueur, sens de l’organisation, autonomie et capacité à travailler sous pression tout en respectant les délais.
- Esprit d’équipe, orientation résultats et volonté de contribuer à la performance globale du Conseil.
**Conditions de travail et avantages**
- Horaires de travail du lundi au vendredi, de 7h00 à 15h30, avec un jour de repos compensatoire toutes les deux semaines.
- Poste en présentiel sur le site du Sunshine Coast Council, offrant un cadre de travail moderne et convivial.
- Possibilités de formation continue, de développement professionnel et de participation à des projets d’amélioration des processus.
- Environnement de travail axé sur la sécurité, la conformité et l’engagement des employés.
- Accès à des programmes de bien‑être et à des initiatives de responsabilité sociétale.
Rejoignez une organisation dynamique où votre expertise administrative contribuera directement à la qualité et à la durabilité des infrastructures de la Sunshine Coast. Vous évoluerez dans un contexte stimulant, au service de la communauté locale, tout en développant vos compétences en gestion de projets et en service client de haut niveau.
