Assistant(e) administratif(ve) – Équipe de liste d'attente neurodéveloppementale (Services pédiatriques spécialisés)

Rejoignez le NHS Greater Glasgow and Clyde (NHSGGC) en tant qu'Assistant(e) administratif(ve) au sein de l'équipe de soutien administratif dédiée aux Services pédiatriques spécialisés, plus précisément à la gestion de la liste d'attente neurodéveloppementale. Vous serez le pilier central qui assure la fluidité des processus administratifs, la coordination entre les différents acteurs (cliniciens, gestionnaires, familles, jeunes patients) et le suivi rigoureux des objectifs de réduction des délais d'attente. **Missions principales** - Assurer la réception, le tri et le traitement quotidien des dossiers patients, des demandes de rendez‑vous et des correspondances internes et externes. - Mettre à jour et maintenir les bases de données de la liste d'attente, en veillant à la conformité des informations (données personnelles, statut clinique, priorisation). - Produire des rapports hebdomadaires et mensuels sur les indicateurs de performance (temps d’attente, nombre de nouvelles admissions, taux de complétion des dossiers) et les présenter aux responsables de l’équipe. - Coordonner les communications entre le personnel clinique, les gestionnaires de service et les familles : envoi de courriers, appels téléphoniques, courriels, préparation de documents d’information. - Soutenir les responsables cliniques dans la planification des réunions, la rédaction de comptes‑rendus, la préparation de présentations et la gestion de l’agenda. - Garantir le respect des procédures de confidentialité et de protection des données (GDPR) dans toutes les opérations administratives. - Contribuer à l’amélioration continue des processus en proposant des solutions numériques ou organisationnelles afin d’optimiser la gestion de la liste d’attente. **Profil recherché** - Diplôme reconnu en administration (HNC, SVQ Niveau 3 ou équivalent) ou formation similaire. - Maîtrise des outils bureautiques (suite Microsoft Office, logiciels de gestion de dossiers patients, bases de données) – certification ECDL fortement souhaitée. - Expérience d’au moins 2 ans dans un poste de secrétariat ou d’administration, idéalement dans le secteur de la santé ou des services publics. - Excellentes compétences en communication écrite et orale, capacité à dialoguer avec des publics variés (professionnels de santé, parents, jeunes patients). - Sens de l’organisation, rigueur et capacité à travailler de façon autonome tout en respectant les délais. - Aptitude à gérer des priorités concurrentes et à prendre des initiatives pour résoudre les problèmes. - Connaissance des exigences de confidentialité et de la législation sur la protection des données. **Ce que nous offrons** - Un poste à durée déterminée au sein d’une organisation reconnue pour son excellence clinique et son engagement envers le bien‑être des patients. - Un environnement de travail collaboratif au Templeton Business Centre, avec des équipes multidisciplinaires et un accès à des formations continues. - Des opportunités de développement professionnel, notamment des ateliers sur la gestion de projets et les outils numériques de santé. - Un package salarial compétitif, conforme aux grilles du NHS, ainsi que des avantages sociaux (congés payés, assurance santé, programme de bien‑être). - La possibilité de contribuer directement à la réduction des temps d’attente pour les enfants et les jeunes présentant des besoins neurodéveloppementaux, impactant positivement la communauté. **Comment postuler** Envoyez votre CV détaillé et une lettre de motivation mettant en avant votre expérience en administration de services de santé, votre maîtrise des outils informatiques et votre motivation à soutenir les familles et les jeunes patients. Nous examinerons chaque candidature avec la plus grande attention et vous contacterons rapidement pour les étapes suivantes du processus de recrutement.