Chargé(e) du Bureau d'Ordre – Universitaire

À propos du poste

Une université recherche un(e) chargé(e) du Bureau d'Ordre. Le poste assure la gestion, le suivi et la traçabilité de l'ensemble des courriers entrants et sortants, en garantissant la confidentialité, la fiabilité des informations et le respect des délais administratifs.

Missions principales

• Gérer le courrier entrant : réception, enregistrement, référencement, ventilation vers les entités concernées, tenue d'un registre conforme aux procédures et respect des délais de transmission.
• Gérer le courrier sortant : enregistrement des correspondances officielles, vérification de leur conformité formelle avant envoi, expédition et archivage des copies.
• Suivre et tracer les dossiers : mettre à jour les tableaux de bord de suivi, assurer le suivi des réponses attendues, relancer les services concernés et produire des rapports périodiques sur l'activité du bureau d'ordre.
• Classement physique et numérique des documents, garantie de la confidentialité et participation à la mise en place d'un système d'archivage structuré.
• Optimiser les circuits de courrier, contribuer à la digitalisation des processus administratifs et proposer des améliorations de la gestion documentaire.
• Gérer les correspondances institutionnelles, suivre les notes de service, décisions et circulaires internes, et coordonner avec les facultés, écoles et centres de recherche.

Profil recherché

• Diplôme de niveau Bac+2 ou Bac+3 en gestion, administration ou équivalent.
• Expérience souhaitée dans un poste similaire, idéalement dans l'enseignement supérieur.
• Bonne maîtrise du français et de l'arabe ; l'anglais est un atout.

Compétences requises

• Maîtrise des techniques de gestion administrative et des circuits administratifs universitaires.
• Maîtrise des outils bureautiques.
• Rigueur, discrétion, réactivité, bon relationnel et esprit d'initiative.