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وصف الوظيفة
Dans le cadre de son développement, notre client, acteur majeur du secteur (confidentiel), recherche un(e) Assistant(e) de Direction spécialisé(e) en Administration Générale pour soutenir ses dirigeants au quotidien. Vous intégrerez une équipe dynamique et contribuerez directement à l’efficacité opérationnelle de la direction en assurant un large éventail de tâches administratives et de soutien exécutif.
**Missions principales**
- Gestion proactive des agendas des dirigeants : planification, coordination et optimisation des créneaux, prise en compte des priorités et des imprévus.
- Organisation et suivi des réunions internes et externes : réservation de salles, préparation des supports, diffusion des convocations, prise de notes et rédaction de comptes‑rendus précis et synthétiques.
- Gestion des communications : filtrage et redirection des appels téléphoniques, traitement des courriels, rédaction de réponses professionnelles et suivi des correspondances.
- Production de documents de présentation et de rapports financiers : création de présentations PowerPoint, mise en forme de tableaux Excel, synthèse de données et élaboration de rapports destinés aux parties prenantes.
- Participation active aux réunions de direction : prise de notes, identification des actions à mener, suivi des décisions et mise à jour des tableaux de bord projets.
- Coordination de projets transversaux : suivi des échéances, mise à jour des plannings, communication avec les équipes concernées et reporting régulier.
- Organisation des déplacements professionnels : gestion des visas, réservations de vols, hôtels, transports locaux, élaboration des itinéraires et suivi des dépenses liées aux cartes de crédit d’entreprise.
- Gestion des transactions financières courantes : avances de frais, liquidations, rapprochements de cartes de crédit, respect des procédures internes et des exigences de conformité.
**Profil recherché**
Vous justifiez d’une expérience de 3 à 5 ans dans un poste similaire d’assistanat de direction ou d’administration générale, idéalement au sein d’une structure à forte exigence de confidentialité et de réactivité. Vous êtes reconnu(e) pour votre sens de l’organisation, votre rigueur et votre capacité à gérer plusieurs priorités simultanément. Vous maîtrisez les outils bureautiques (MS Office, Google Workspace) ainsi que les plateformes de visioconférence (Zoom, Teams, Webex). Une excellente maîtrise du français, tant à l’écrit qu’à l’oral, est indispensable ; la connaissance de l’anglais professionnel constitue un atout majeur.
**Qualités attendues**
- Discrétion et sens de la confidentialité.
- Excellentes compétences rédactionnelles et de synthèse.
- Proactivité, autonomie et capacité à anticiper les besoins des dirigeants.
- Aptitude à travailler en équipe et à communiquer efficacement avec des interlocuteurs de tous niveaux.
- Gestion du stress et capacité à évoluer dans un environnement dynamique.
En rejoignant notre client, vous bénéficierez d’un environnement de travail stimulant, d’opportunités de développement professionnel et d’un package de rémunération attractif. Vous contribuerez activement à la performance de la direction et à la réussite des projets stratégiques de l’entreprise.
**Pourquoi postuler ?**
- Un rôle clé au cœur de la prise de décision.
- Une exposition à des projets variés et à forte valeur ajoutée.
- Un cadre de travail hybride favorisant l’équilibre vie professionnelle / vie personnelle.
- Des perspectives d’évolution vers des fonctions de management administratif.
Nous attendons votre candidature avec impatience pour rejoindre une équipe où l’excellence et la collaboration sont les maîtres‑mots.
